RESOLUÇÃO N. 7.902, DE 27 DE JANEIRO DE 2014.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo seu Regimento Interno (Resolução n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando que cabem à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a sua consulta a todos que dela necessitem (art. 216, § 2º da Constituição Federal);

– considerando o disposto na Lei n. 8.159, de 8.1.1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

– considerando a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) n. 26, de 6.5.2008, alterada pela Resolução n. 30, de 23.12.2009, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas pelos arquivos do Poder Judiciário;

– considerando a Recomendação n. 37, de 15.8.2011, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e de seus instrumentos;

– considerando a Resolução TSE n. 23.379, de 1º.3.2012, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça eleitoral; e

– considerando os estudos realizados nos autos da Instrução n. 8-14.2014.6.24.0000 (Procedimento Administrativo SJ n. 93.235/2010),

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 1º Instituir o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 2º Para os efeitos desta resolução, consideram-se documentos aqueles produzidos ou recebidos pelas unidades da Secretaria e pelos Cartórios Eleitorais na execução das suas atividades, inclusive os processos judiciais.

Art. 3º Os documentos, dependendo da fase em que se encontram, são classificados em correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso na própria unidade em que são produzidos e guardados e que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas frequentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades da Secretaria ou dos Cartórios Eleitorais por razões de interesse administrativo, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório ou informativo, os quais devem ser preservados em caráter definitivo.

Art. 4º As unidades da Secretaria e os Cartórios Eleitorais deverão utilizar-se do Plano de Classificação, da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e dos demais instrumentos de Gestão Documental, que serão estabelecidos por Portaria da Presidência do Tribunal.

CAPÍTULO II

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Justiça Eleitoral de Santa Catarina, a ser designada por Portaria da Presidência do Tribunal, deverá ser composta, preferencialmente, por servidores das seguintes áreas:

I – servidor responsável pela unidade de Gestão Documental;

II – bacharel em Arquivologia;

III – bacharel em História;

IV – bacharel em Direito;

V – servidor da área de Tecnologia da Informação;

VI – chefe da Seção de Arquivo;

VII – servidor representante dos Cartórios Eleitorais.

Parágrafo único. Poderão ser convidados a participar da Comissão, temporariamente, servidores de outras unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, ou ainda profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, até a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.

Art. 6º Competirá à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

I – revisar e atualizar o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os demais instrumentos de gestão documental;

II – orientar o processo de análise e avaliação da documentação no âmbito de atuação da Justiça Eleitoral de Santa Catarina;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário (histórico, probatório, informativo, etc.) dos documentos;

IV – analisar e aprovar os editais de eliminação de documentos da Secretaria do TRESC e dos Cartórios Eleitorais e acompanhar os procedimentos de eliminação dos documentos nele contemplados;

V – orientar os servidores quanto à utilização dos instrumentos de gestão, dirimindo possíveis dúvidas.

Art. 7º As atualizações propostas ao Plano de Classificação, à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e demais instrumentos de gestão documental, deverão ser encaminhadas pela CPAD à Direção-Geral do TRESC, que submeterá à Presidência para regulamentação por meio de portaria a ser publicada no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

CAPÍTULO III

DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE

Art. 8º Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade como de guarda permanente constituem o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral em Santa Catarina e deverão ser preservados em caráter definitivo.

Art. 9º As publicações do TRESC editadas em papel ou em outros suportes devem ter pelo menos um exemplar encaminhado para guarda permanente no Arquivo Central, após a sua produção.

Art. 10. Todos os documentos relativos às solenidades e aos eventos realizados pelo TRESC devem ser encaminhados para guarda permanente no Arquivo Central, após a sua produção.

Parágrafo único. Integram os documentos de que trata este artigo os registros fotográficos, CDs e DVDs, bem como aqueles produzidos em outros suportes.

CAPÍTULO IV

DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS À ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 11. Nenhum documento de arquivo das unidades da Secretaria ou dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 12. A eliminação de documentos da Secretaria será realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos a ser constituída.

Art. 13. Nos Cartórios Eleitorais, a eliminação de documentos sob sua guarda será realizada por seus próprios servidores.

Art. 14. Nos casos previstos nos art. 12 e 13, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I – separação dos documentos a serem eliminados, verificando se cumpriram os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

II – elaboração de listagem de eliminação de documentos, em formulário constante da Portaria prevista no art. 4o desta Resolução;

III – encaminhamento da Listagem à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para autorização do procedimento.

Art. 15. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após referendada a autorização de eliminação pela Direção-Geral, emitirá comunicado ao público em geral, mediante publicação do extrato do edital de eliminação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina e disponibilizará o inteiro teor na página do TRESC, na intranet e na internet.

Parágrafo único. O comunicado de que trata este artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser eliminado e fixar o prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.

Art. 16. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á uma vez ao ano, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

Parágrafo único. Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados ou inutilizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 17. Os instrumentos de gestão documental deverão ser avaliados e, se necessário, atualizados, extraordinariamente, no prazo de 1 (um) ano da sua implementação, mediante proposta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e, ordinariamente, a cada 2 (dois) anos.

Art. 18. O TRESC deverá realizar treinamento e capacitação dos servidores que irão utilizar os instrumentos de gestão.

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 20. Revogam-se as disposições em contrário, em especial as Resoluções TRESC n. 7.030, de 23.6.1997; 7.419, de 28.7.2004; a Portaria P n. 14, de 18.1.2000; a Portaria P n. 158, de 9.3.2007; a Portaria DG n. 67, de 15.2.2007 e Portaria CRESC n. 5, de 6.8.2003.

Art. 21. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação no Diário de Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC).

SALA DE SESSÕES DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA, em Florianópolis, 27 de janeiro de 2014.

Juiz ELÁDIO TORRET ROCHA, Presidente

Juiz VANDERLEI ROMER

Juiz PAULO MARCOS DE FARIAS

Juiz MARCELO RAMOS PEREGRINO FERREIRA

Juiz IVORÍ LUIS DA SILVA SCHEFFER

Juiz CARLOS VICENTE DA ROSA GÓES

Juiz HÉLIO DO VALLE PEREIRA

Dr. ANDRÉ STEFANI BERTUOL, Procurador Regional Eleitoral