PORTARIA P N. 152, DE 24 DE SETEMBRO DE 2024.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo inciso XXIV do art. 22 da Resolução TRE-SC n. 7.847/2011,

– considerando o Sistema de Gestão de Riscos e a Política de Gestão de Riscos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, estabelecidos na Resolução TRE-SC n. 8.028/2021;

– considerando o aprendizado organizacional na resposta a incidentes e situações críticas, cuja frequência e duração média vêm aumentando em anos recentes;

– considerando as orientações internas especialmente emitidas, tendo em vista sua consolidação para a elaboração de ato de natureza perene, referentes à resposta contingencial às chuvas intensas que assolaram as diversas regiões do Estado de Santa Catarina em repetidas ocasiões; e

– considerando a necessidade de planejar frente a situações de impacto à segurança das pessoas e à capacidade de funcionamento normal dos serviços,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria estabelece as providências gerais de resposta contingencial a eventos climáticos e situações críticas na Justiça Eleitoral em Santa Catarina.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, Situação Crítica é o evento, ocorrido ou previsto, cuja severidade tenha potencial de impedir ou prejudicar as condições de funcionamento seguro de uma ou mais unidades ou instalações da Justiça Eleitoral em Santa Catarina, e objeto de Declaração específica.

§ 1º Os eventos causadores das situações críticas que são objeto desta norma podem ser de natureza climática, logística, energética, sanitária, de comunicações, de segurança, de infraestrutura ou de outras naturezas, que coloquem em risco a segurança e integridade das equipes, das informações ou das instalações, prejudiquem os deslocamentos das equipes ou dos usuários dos serviços da Justiça Eleitoral, ou de outra forma imponham grave embaraço às condições necessárias ao trabalho.

§ 2º O objeto desta Portaria é composto pelas orientações gerais a serem seguidas por gestores e equipes para a resposta contingencial durante as etapas de iminência e de ocorrência de uma situação crítica, não se confundindo com o Plano de Continuidade do Negócio, nem com as providências de retomada após o encerramento do evento que deu origem à situação crítica, a serem planejadas de forma específica.

Art. 3º Nas providências definidas nesta Portaria, assume-se como princípio que a atenção dos gestores e das equipes deve ser concentrada no tratamento dos efeitos da Situação Crítica, priorizando a proteção da segurança das pessoas, das informações eleitorais, e das instalações e patrimônio da Justiça Eleitoral, nesta ordem.

Parágrafo único. Em nenhuma hipótese se prevê ou admite, no âmbito desta norma, interpretação ou ato que amplie os riscos à segurança e integridade das pessoas em prol de outros objetivos.

Art. 4º Para os efeitos desta norma, Declaração de Situação Crítica é o ato de comunicação interna, por meios eletrônicos ou telemáticos de amplo alcance, que reconhece a criticidade de um evento ocorrido e previsto, dando início às providências e faculdades previstas nesta Portaria.

§ 1º A Declaração de Situação Crítica será emitida pelo Diretor-Geral ou, em situações emergenciais ou de impossibilidade de contato, em ato conjunto de dois ou mais integrantes do Comitê Permanente de Gestão Estratégica (CPGE).

§ 2º A Declaração de Situação Crítica poderá ser emitida como informe ou notificação nos meios internos de comunicação da Justiça Eleitoral em Santa Catarina e conterá, no mínimo, a descrição do evento ocorrido ou previsto que a motivou, a abrangência geográfica ou organizacional de seus efeitos e, quando houver, o prazo previsto para sua duração.

§ 3º Mesmo no caso de haver prazo previsto mencionado na sua Declaração, a duração da Situação Crítica é dada pelo evento que a motivou, a ser continuamente monitorado e podendo encerrar em momentos distintos, conforme os efeitos identificados em diferentes localidades ou unidades.

§ 4º Em caso de restrição ou dificuldade de acesso aos meios ordinários da Intranet e dos canais usuais de comunicação on-line, poderão ser adotados os canais alternativos que estiverem disponíveis para disseminação interna da Declaração de Situação Crítica.

§ 5º Todo servidor que tenha conhecimento de evento ou previsão que corresponda às características descritas no art. 2º deve comunicá-los pelos canais previstos no parágrafo 3º do art. 8º para o encaminhamento interno e consideração quanto à possibilidade descrita no caput.

§ 6º A emissão de Declaração de Situação Crítica com base em previsão não oficial ou não reconhecida por órgão oficial considerará a análise de probabilidade e impacto a partir da estimativa de confiabilidade da sua origem, preferencialmente a partir do seu histórico de atuação.

Art. 5º A partir da Declaração de Situação Crítica que os abranja, os gestores e as equipes da Justiça Eleitoral em Santa Catarina passam a ter como prioridade o tratamento de seus efeitos, no qual devem priorizar os atos e as comunicações referentes à prevenção ou resposta a seus efeitos, considerando o previsto no art. 3º.

§ 1º A mesma priorização mencionada no caput deve ser observada pelas unidades técnicas, para prestação de apoio às áreas abrangidas pela Declaração.

§ 2º Complementarmente, devem ser continuamente observadas, no que couber e sem colocar em risco a segurança das pessoas, as medidas preventivas e preparatórias divulgadas pelos canais da Justiça Eleitoral em Santa Catarina, bem como pela Defesa Civil e pelas autoridades com jurisdição sobre o evento.

§ 3º Quanto às comunicações internas, durante a Situação Crítica, cabe a cada servidor buscar manter contato regular com seu superior imediato, e a cada gestor receber as informações dos canais de gestão, disseminá-las em sua equipe, e encaminhar pelos canais estabelecidos as atualizações da situação local.

§ 4º Cabe a cada gestor, conhecedor dos meios e restrições em seu ambiente, planejar e estruturar canais e processos de comunicação contingenciais com sua equipe, bem como formas de manter os serviços ao público ou de expediente interno que forem viáveis, na duração da Situação Crítica.

§ 5º Em especial nos casos em que a Situação Crítica for declarada com base em previsão de evento iminente, cabe ao gestor a iniciativa de organizar e controlar, com apoio e orientação das unidades técnicas, a disponibilização dos meios necessários ao trabalho remoto emergencial pela sua equipe, quando viável.

§ 6º Após concluir os procedimentos que levem a uma suspensão do atendimento presencial e o fechamento das instalações, e certificar-se de sua própria segurança pessoal, o gestor deverá informar o fato pelo canal unificado previsto no art. 8º, bem como a seu superior imediato.

Art. 6º A Declaração de Situação Crítica que abranja uma unidade ou instalação da Justiça Eleitoral em Santa Catarina é fundamento suficiente para que Chefes de Cartório, Assessores, Coordenadores ou Secretários emitam atos sumários, com duração correspondente à da Situação Crítica, para:

I – Início de trabalho remoto emergencial ou dispensa de comparecimento presencial de servidores, estagiários, terceirizados e outras pessoas que laborem sob sua responsabilidade;

II – Antecipação do encerramento da jornada ou suspensão de seu início;

III – Suspensão do atendimento presencial e fechamento das instalações.

§ 1º Admite-se, ainda, a possibilidade de que as medidas dos incisos I e II sejam tomadas pelo gestor de forma parcial ou escalonada, abrangendo os integrantes da equipe na medida de sua exposição aos riscos da Situação Crítica.

§ 2º A Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e a Secretaria de Administração e Orçamento (SAO) publicarão ou reprisarão, com a brevidade possível, as orientações e modelos de documentos necessários para a formalização dos atos, que poderá ser concluída até o expediente seguinte ao final da Situação Crítica.

§ 3º Nos casos em que houver mais de uma unidade em operação nas mesmas instalações, sem subordinação hierárquica entre si, o planejamento das ações de resposta previstas no caput deverá ser realizado preferencialmente em conjunto e consenso, observando necessariamente a previsão do art. 3º.

§ 4º Para as hipóteses deste artigo, caso norma específica exija formalização por meio de Portaria do Juízo Eleitoral, admitir-se-á excepcionalmente a sua substituição por Ato da Direção-Geral, seja em caráter coletivo ou específico para determinada Zona Eleitoral.

§ 5º Após o encerramento de uma Situação Crítica, a Direção-Geral emitirá o Ato previsto no parágrafo 4º, abrangendo todas as Zonas Eleitorais que tenham comunicado a emissão fundamentada dos atos sumários previstos no caput.

Art. 7º Observando o previsto no parágrafo único do art. 3º como critério para aferição de viabilidade, o gestor abrangido por uma Situação Crítica deverá priorizar, ainda:

I – As medidas de prevenção divulgadas pelas unidades técnicas, quanto a efeitos de inundações ou outros eventos que possam causar dano a informações, documentos, equipamentos e instalações, quando for o caso;

II – As previsões de sinalização visual de suspensão de atendimento presencial, quando for o caso;

III – A comunicação prévia aos eleitores que teriam atendimento agendado no período, bem como a outros parceiros institucionais com os quais haja programações previstas;

IV – A continuidade ao atendimento ao público por meios como telefones, aplicativos de comunicação on-line, e-mail funcional e balcão virtual;

V – O monitoramento das condições locais para retorno em segurança ao ambiente de trabalho.

Parágrafo único. As priorizações dos incisos I a III devem ser especialmente consideradas quando se tratar de Situação Crítica declarada a partir de uma previsão de evento futuro.

Art. 8º Ao longo da duração de uma Situação Crítica, a Direção-Geral divulgará o canal centralizado para o recebimento de informações e atualizações sobre os impactos e as ações de resposta pelas unidades abrangidas, em especial aquelas previstas no art. 6º.

§ 1º Durante a Situação Crítica, o canal centralizado previsto no caput estará autorizado a substituir todos os canais da Sede previstos nas normas e orientações específicas para comunicação da adoção das providências previstas no art. 6º, e encarregar-se-á de disseminar internamente e consolidar as informações recebidas.

§ 2º As unidades técnicas farão uso do mesmo canal para informar sobre impacto a serviços presenciais ou on-line, indisponibilidades, procedimentos alternativos, suspensões de prazos e outras situações causadas pela Situação Crítica ou em resposta a ela, que atinjam o público externo.

§ 3º Na ausência de divulgação ou na indisponibilidade do canal centralizado previsto no caput, poderão ser usados os canais do Gabinete da Direção-Geral e da Assessoria Especial de Planejamento Estratégico e de Eleições (AEPE) para a mesma finalidade.

§ 4º A Direção-Geral decidirá e orientará quanto à necessidade de estabelecer e divulgar canais diferenciados para acesso a serviços e orientações de unidades técnicas fora do horário de expediente.

Art. 9º A partir das informações previamente disseminadas pelas unidades durante situações críticas, será consolidado pela AEPE um Guia de Orientação detalhando as providências gerais a serem tomadas por gestores e servidores durante uma Situação Crítica.

§ 1º Após a aprovação de seu conteúdo inicial pelas unidades técnicas autoras das informações originárias, o Guia de Orientação passará a ser mantido pelo Gabinete da Direção-Geral.

§ 2º Nas primeiras duas horas de expediente após uma Declaração de Situação Crítica, as unidades técnicas deverão priorizar o encaminhamento ao Gabinete da Direção-Geral de suas proposições de ajustes, atualizações e inclusões ao conteúdo do Guia de Orientação, e a publicação de informes orientando ou relembrando sobre as providências a serem tomadas pelas unidades ou Zonas Eleitorais afetadas.

§ 3º Outras propostas de modificação no conteúdo do Guia de Orientação podem ser encaminhadas ao Gabinete da Direção-Geral a qualquer tempo.

§ 4º Havendo as atualizações previstas no parágrafos 2º ou 3º, um novo exemplar do Guia de Orientação será disseminado em Informe e pelos canais internos da Justiça Eleitoral em Santa Catarina, em formato PDF, de modo a posteriormente poder ser consultado em celulares, mesmo na ausência de conexão.

§ 5º Tendo em vista a prontidão da sua atualização e a garantia de ampla disseminação de cada versão atualizada, o Guia de Orientação não será objeto de atividades especializadas de editoração, nem de edição compartilhada.

§ 6º Havendo previsão de emissão de portarias, comunicação formal a contratadas, anotações em fichas e outros procedimentos obrigatórios causados pelas providências de resposta ao evento crítico, as unidades técnicas responsáveis ou especializadas no tema priorizarão a publicação ou nova divulgação de orientação complementar, incluindo modelos e exemplos quando for o caso, e previsão de prazo de início das providências não anterior ao expediente seguinte ao do encerramento da Situação Crítica, à exceção de previsão legal em contrário.

§ 7º Outras informações complementares às do Guia poderão ser publicadas pelas unidades técnicas, nas áreas de sua competência, fazendo uso dos canais ordinários, a qualquer tempo e sem restrições.

Art. 10. Considerando a magnitude de cada Situação Crítica em andamento, a Direção-Geral estabelecerá os procedimentos, canais e períodos para o monitoramento da sua evolução, podendo estabelecer gabinete multidisciplinar de contingência para prestar apoio, se necessário.

Art. 11. Em prazo de 30 dias após a publicação desta Portaria, a Assessoria de Gestão da Informação (AGI) e a Assessoria de Comunicação (ASCOM) apresentarão em conjunto à aprovação da Direção-Geral sua proposta quanto à forma e canais para publicação de atualizações oficiais sobre as suspensões de atendimento, modificações ou interrupções em serviços, suspensões de prazos e outros impactos ou medidas decorrentes de Situações Críticas, para os públicos internos e externos.

Parágrafo único. Após a aprovação da proposta prevista no caput, a publicação e atualização das informações de monitoramento serão realizadas ordinariamente pela ASCOM a partir das informações obtidas do canal previsto no art. 8º.

Art. 12. Em prazo de 45 dias após a publicação desta Portaria, a Secretaria de Infraestrutura e Serviços (SIS) apresentará à aprovação da Direção-Geral sua proposta quanto a modelo permanente de atuação em parceria com os órgãos oficiais catarinenses e nacionais de meteorologia, hidrologia e defesa civil, incluindo mas não se limitando ao recebimento, análise e encaminhamento interno de seus alertas e previsões que possam produzir Situação Crítica ou impactar a segurança das equipes e o adequado funcionamento das atividades da Justiça Eleitoral em Santa Catarina.

§ 1º A atuação descrita no caput não prejudica nem delimita a previsão do parágrafo 5º do art. 4º.

§ 2º Após a aprovação da proposta prevista no caput, a manutenção do modelo permanente de atuação passará a ser realizada ordinariamente e de forma contínua pela SIS.

Art. 13. Os casos excepcionais e omissos serão decididos pela Direção-Geral.

Parágrafo único. Considerando a natureza contingencial e emergencial das respostas a situações críticas, serão admitidas orientações excepcionais específicas que excedam os termos desta norma, desde que justificadas.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, sem prejuízo da sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

GABINETE DA PRESIDÊNCIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA, em Florianópolis, 24 de setembro de 2024.

Desembargadora MARIA DO ROCIO LUZ SANTA RITTA, Presidente