PORTARIA P N. 13, DE 30 DE JANEIRO DE 2023.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando a Portaria P n. 50, de 13.4.2020, que dispõe sobre o funcionamento do Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina;

– considerando as Orientações Técnicas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para transferência de responsabilidade sobre arquivos entre unidades administrativas e zonas eleitorais; e

– considerando a exposição de motivos da Chefe da Seção de Arquivo externada às fls. 7-9 dos autos do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) n. 57.690/2022,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o recolhimento de documentos permanentes ao Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina durante o ano de 2023.

§ 1º O recolhimento ao Arquivo Central obedecerá ao cronograma em anexo, conforme solicitações das zonas eleitorais interessadas.

§ 2º Os recolhimentos de documentos das unidades administrativas da Sede continuarão sendo realizados sob demanda, mediante acordo prévio com a Seção de Arquivo.

§ 3º Os recolhimentos serão coordenados pela Seção de Arquivo.

Art. 2º O tratamento, a organização e o acondicionamento dos documentos a serem recolhidos competem às zonas eleitorais de origem ou incorporadoras, conforme o caso, às quais incumbe, ainda, a elaboração da Relação de Recolhimento.

Art. 3º Não serão recolhidos os conjuntos documentais que não estiverem em conformidade com a gestão documental e os procedimentos para recolhimento, em especial se:

I – os documentos não forem permanentes ou eleitorais históricos; 

II – não houver sido elaborada a Relação de Recolhimento;

III – a Relação de Recolhimento não estiver adequadamente preenchida; ou

IV – o recolhimento não houver sido previamente agendado com a Seção de Arquivo.

Art. 4º A Seção de Arquivo realizará a conferência dos documentos recebidos com base na Relação de Recolhimento.

§ 1º Sendo identificado equívoco de classificação de conjuntos documentais, relacionados ou não, que possam ser eliminados, ou materiais apreendidos em processos judiciais, estes serão devolvidos à zona eleitoral de origem para tratamento e destinação.

§ 2º Os conjuntos documentais identificados com destinação à eliminação que puderem ser eliminados até o ano seguinte ao do recolhimento, poderão ser descaracterizados pela Seção de Arquivo mediante inclusão desses documentos em Listagem de Eliminação da zona eleitoral.

Art. 5º Os documentos permanentes ou eleitorais históricos das demais zonas eleitorais serão recolhidos a partir de 2024.

Parágrafo único. As zonas eleitorais com interesse no recolhimento deverão solicitar à Seção de Arquivo, que irá planejar os recolhimentos para 2024.

Art. 6º O cumprimento integral da execução do cronograma de recolhimentos para 2023 depende da preparação dos documentos pelas zonas eleitorais interessadas e da disponibilidade de pessoal da Seção de Arquivo.

Art. 7º Os casos omissos ou excepcionais serão decididos pela Direção-Geral.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC), sem prejuízo de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 30 de janeiro de 2023.

Desembargador LEOPOLDO AUGUSTO BRÜGGEMANN, Presidente

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ANEXO