PORTARIA P N. 42, DE 14 DE ABRIL DE 2021.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução n. 7.847, de 12 de dezembro de 2011),

– considerando o princípio da eficiência, estabelecido no caput do art. 37 da Constituição Federal;

– considerando a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

– considerando a Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

– considerando a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o Acesso à Informação – LAI;

– considerando a Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

– considerando a Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD;

– considerando a Lei n. 14.063, de 23 de setembro de 2020, que, dentre outros assuntos, dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos;

– considerando o Decreto n. 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

– considerando o Decreto n. 10.543, de 13 de novembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o art. 5º da Lei n. 14.063, de 2020, quanto ao nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com o ente público;

– considerando a Resolução CNJ n. 91, de 29 de setembro de 2009, que institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário – MoReq-Jus;

– considerando a Resolução CNJ n. 324, de 30 de junho de 2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

– considerando a Portaria TSE n. 1.013, de 23 de novembro de 2018, que institui a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral;

– considerando a edição da Resolução n. 8.031, de 14 de abril de 2021, deste Tribunal;

– considerando a necessidade de aperfeiçoar a gestão de processos administrativos na Justiça Eleitoral de Santa Catarina, conferindo-lhe segurança, celeridade, economicidade e autenticidade; e

– considerando os estudos promovidos no PAE n. 40.433/2019 – Proposta de regulamentação para o uso do PAE como Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc) da Justiça Eleitoral de Santa Catarina,

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o uso do Processo Administrativo Eletrônico (PAE), instituído pela Portaria P n. 247 , de 5 de julho de 2013, como Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc) no âmbito da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 2º A gestão eletrônica de documentos e processos administrativos compreende as etapas de produção, recepção, classificação, tramitação, arquivamento, armazenamento, recuperação e preservação.

Art. 3º A utilização do PAE atenderá aos seguintes objetivos:

I – assegurar o acesso às informações e aprimorar a segurança e confiabilidade dos dados;

II – aperfeiçoar as ferramentas de gestão, fomentando a qualidade dos serviços;

III – aumentar a produtividade e celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;

IV – reduzir os custos operacionais envolvidos nos fluxos de criação e tramitação de documentos e processos administrativos;

V – ampliar o uso de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação;

VI – promover a desburocratização mediante a otimização e automação dos processos de trabalho;

VII – ampliar a transparência;

VIII – evitar deslocamento físico dos usuários.

Art. 4º Para fins desta Portaria, considera-se:

I – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar;

II – assinatura eletrônica simples, aquela que permite identificar o seu signatário e anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

III – assinatura eletrônica avançada, baseada em certificado digital emitido pelo Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC), com as seguintes características:

a) estar associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utilizar dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário possa, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) estar relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior seja detectável;

IV – assinatura eletrônica qualificada, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil;

V – autenticação de documento: processo pelo qual se confere autenticidade a um documento, independentemente de sua forma;

VI – autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de original ou cópia, mantendo sua identidade e integridade;

VII – captura: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo, bem como à inclusão de documento arquivístico digital no PAE;

VIII – certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;

IX – certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente;

X – documento arquivístico: documento produzido e recebido por pessoa ou instituição, em decorrência do exercício de suas funções e atividades, independentemente de seu suporte ou de sua natureza;

XI – documento digital: documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

XII – integridade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido e assinado, não tendo sofrido alteração não-autorizada nem documentada, corrompimento ou adulteração;

XIII – número PAE: código numérico sequencial crescente, reiniciado anualmente, gerado automaticamente pelo PAE que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo dentro do sistema;

XIV – processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou sua decisão;

XV – unidade: designação que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRESC, assim como as assistências, as comissões, os núcleos, os grupos de trabalho, as equipes de projeto e os demais órgãos colegiados formalmente constituídos;

XVI – unidade gestora: unidade detentora dos principais aspectos negociais de cada tipo de processo, definida no momento da criação do tipo de PAE;

XVII – unidade de protocolo: Seção de Protocolo da Sede do Tribunal e cada uma das Zonas Eleitorais;

XVIII – usuário interno: juízes, servidores e colaboradores no desempenho de atividades no Tribunal e que tenham acesso, de forma autorizada, para atuar em documentos ou processos eletrônicos no PAE;

XIX – usuário externo: pessoa física credenciada, ou não, junto ao Tribunal, mediante cadastro prévio, para fins de acesso ao sistema PAE e para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa física ou jurídica.

CAPÍTULO II

DOS TIPOS DE DOCUMENTOS E PROCESSOS REGISTRADOS NO PAE

Art. 5º Somente poderão tramitar no PAE os tipos de documentos e processos de natureza administrativa previamente cadastrados no sistema e que constem nos instrumentos de gestão documental do Tribunal.

Parágrafo único. Os tipos de documentos e processos que não estejam cadastrados no sistema e que, pela urgência, necessitem de inclusão no PAE, poderão, excepcionalmente, ser criados recebendo classificação provisória até que tenham cumprido o procedimento de identificação, avaliação e inclusão nos instrumentos de gestão documental.

CAPÍTULO III

DO ACESSO AO SISTEMA

Seção I

Dos Usuários Internos

Art. 6º O PAE será acessado por todos os usuários, mediante login e senha utilizados para acessar a rede do Tribunal.

§ 1º O usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade, de acordo com as atividades desenvolvidas.

§ 2º Os titulares de unidades poderão avocar PAE que esteja em posse de unidade/usuário a eles subordinados.

Art. 7º Os usuários poderão registrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no PAE, de acordo com seu perfil de acesso e suas competências funcionais.

Art. 8º São de exclusiva responsabilidade dos usuários internos:

I – verificar se há processos aguardando providências do próprio usuário ou de sua unidade;

II – preparar os documentos digitais dentro dos requisitos do sistema;

III – assinar documentos no PAE apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo, de sua função e de sua unidade de lotação;

IV – guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tiver conhecimento, por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

V – evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;

VI – manter a cautela necessária na utilização do PAE, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema.

Art. 9º Comitês, comissões, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais órgãos colegiados formalmente constituídos serão cadastrados, com os usuários a eles associados, no sistema PAE, e tratados como unidades para efeito de tramitação.

Parágrafo único. A criação, alteração e extinção, no PAE, de comitês, comissões, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais órgãos colegiados formalmente constituídos deverá ser requerida, tão logo ocorra, à Central de Serviços de TI (CSTI), pelo respectivo presidente ou coordenador.

Seção II

Dos Perfis de Acesso

Art. 10. As permissões de acesso ao sistema PAE constituem-se de duas categorias:

I – o perfil de acesso ao sistema está relacionado àquelas funcionalidades que um determinado usuário poderá ter acesso e classifica-se em:

a) usuário: permite o acesso às funcionalidades básicas do sistema, necessárias para a execução das principais tarefas;

b) gerente de negócio: permite o acesso às mesmas funcionalidades do perfil usuário, acrescido das funcionalidades de configuração do sistema correlatas à gestão documental e das tabelas básicas de informações predefinidas utilizadas pelo sistema;

c) administrador: permite o acesso às mesmas funcionalidades do perfil gerente de negócio, acrescido das funcionalidades de gerenciamento técnico dos fluxos de trabalho, monitoramento de mensagens de erro e demais configurações técnicas do sistema;

II – o papel desempenhado pelos usuários nos grupos de trabalho está relacionado às tarefas que podem ser executadas enquanto membros e divide-se em:

a) membro: permite a execução das tarefas básicas atribuídas a determinado grupo de trabalho, como, por exemplo, aquisição, realização e devolução de tarefa, confirmação de ciência, tramitação de PAE, priorização de tarefa, dentre outras;

b) gerente: permite as mesmas tarefas do perfil membro, acrescido das tarefas administrativas de um determinado grupo de trabalho, tais como delegação e revogação de tarefa.

CAPÍTULO IV

DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 11. Todos os documentos e processos administrativos constantes do PAE são públicos, admitindo-se o sigilo somente nas hipóteses previstas na Constituição Federal, em lei, em resolução ou, ainda, por determinação judicial.

§ 1º Deverão ter acesso restrito os documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos do art. 31 da Lei n. 12.527 , de 2011.

§ 2º Os níveis de acesso de que trata o caput não dizem respeito às hipóteses de classificação em grau de sigilo previstas nos arts. 23 e 24 da Lei n. 12.527 , de 2011, as quais dependerão de regulamentação específica.

CAPÍTULO V

DA ASSINATURA

Art. 12. Os documentos digitais produzidos e geridos no PAE têm garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I – assinatura eletrônica simples;

II – assinatura eletrônica avançada; ou

III – assinatura eletrônica qualificada.

§ 1º A assinatura eletrônica, na forma em que ocorrer, é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e seu sigilo.

§ 2º O uso da assinatura eletrônica avançada ou qualificada deverá ocorrer sempre que esta for exigida legalmente ou quando for solicitada por órgãos ou entidades com os quais o Tribunal se relacione.

§ 3º Os documentos serão produzidos no formato PDF/A ( Portable Document Format/Archive ), admitindo-se, excepcionalmente, o formato PDF ( Portable Document Format ).

§ 4º O uso de certificado digital emitido pelo TRESC para a assinatura eletrônica avançada será realizado mediante procedimento de credenciamento prévio do usuário, a fim de garantir a legitimidade de sua identificação.

§ 5º O certificado digital para assinatura eletrônica avançada será admitido internamente nos termos desta Portaria e externamente nos termos da legislação específica sobre a matéria, em especial a Lei n. 14.063 , de 2020, e o Decreto n. 10.543 , de 2020.

§ 6º Excepcionalmente, na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento poderá ser impresso, assinado manualmente, digitalizado e posteriormente incluído no PAE com a devida autenticação administrativa.

Art. 13. No âmbito do TRESC, a assinatura eletrônica avançada poderá ser concedida aos juízes, servidores e colaboradores da Sede e das Zonas Eleitorais, enquanto a assinatura eletrônica qualificada será concedida apenas excepcionalmente, desde que autorizada pelo superior hierárquico de nível CJ-3 ou superior.

Parágrafo único. A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) será responsável pelo fornecimento da assinatura eletrônica, avançada ou qualificada, aos juízes, servidores e colaboradores.

Art. 14. Os documentos assinados eletronicamente, nos termos desta Portaria, serão considerados originais e válidos para todos os efeitos legais.

Parágrafo único. Cada usuário do PAE, interno ou externo, será responsável pela exatidão das informações prestadas e pela guarda, pelo sigilo e pela utilização da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido.

Art. 15. Os detentores de certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil utilizarão dispositivos pessoais e intransferíveis, contendo sua chave pública e outras informações necessárias à validação dos respectivos certificados.

§ 1º O detentor de certificado digital é responsável por seu dispositivo e pelos documentos por meio dele assinados, devendo zelar pela segurança do dispositivo e de suas senhas.

§ 2º No caso da perda do dispositivo ou do esquecimento da respectiva senha, o usuário deverá comunicar o fato imediatamente à Coordenadoria de Suporte e Infraestrutura Tecnológica (CSIT), para as providências cabíveis.

§ 3º Na hipótese do disposto no § 2º, o usuário deverá providenciar outro certificado às suas expensas e de acordo com orientações da STI, relativamente às características necessárias à compatibilidade do dispositivo a ser adquirido com os requisitos exigidos pelo Tribunal.

Art. 16. A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Portaria e na responsabilidade pelo sigilo e uso indevido da assinatura eletrônica.

CAPÍTULO VI

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 17. Os documentos protocolizados e os processos administrativos gerados no sistema obedecerão à numeração sequencial crescente, reiniciada anualmente, com vistas a sua identificação de forma única e exclusiva.

Art. 18. A inclusão de documento no processo é ato formal e deve observar todas as disposições desta Portaria.

§ 1º O sistema manterá automaticamente o registro do usuário responsável pela inclusão, bem como da data e hora que a operação foi efetivada.

§ 2º Todos os documentos, a exemplo de termos, certidões e despachos, devem conter nome e cargo do subscritor, além de data.

§ 3º A assinatura eletrônica torna o documento público.

§ 4º A modificação e exclusão de documento somente é admitida enquanto este não for tornado público.

Art. 19. O desentranhamento de documento deve ser motivado e constar em certidão que o substitua.

§ 1º O documento desentranhado permanecerá na árvore de documentos do processo, com o ícone de desentranhamento, sem a possibilidade de acesso ao conteúdo.

§ 2º O desentranhamento não deve excluir documento do banco de dados.

Art. 20. O processo eletrônico terá início com a captura de documento produzido eletronicamente ou digitalizado, de ofício ou a requerimento do interessado, observando-se os seguintes requisitos:

I – ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua, de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres nele arbitrados;

II – conter os documentos estritamente necessários à compreensão, fundamentação e resolução do assunto tratado, ou que sejam exigidos legalmente;

III – incluir cópias de documentos sem rasura e autenticados, quando exigido em lei ou regulamento;

IV – ter o nível de acesso atribuído como público, restrito ou sigiloso, de acordo com o tipo de processo escolhido no momento da sua captura ou atualização;

V – observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

§ 1º Todos os documentos capturados no PAE serão tratados pelo sistema como processos eletrônicos, sendo de responsabilidade exclusiva dos usuários os seus registros.

§ 2º Os documentos produzidos, assinados eletronicamente e incluídos nos processos eletrônicos serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 3º Os documentos digitalizados, autenticados e incluídos nos processos eletrônicos têm o mesmo valor probante dos documentos físicos apresentados.

Art. 21. O usuário responsável por iniciar o processo eletrônico deverá:

I – certificar-se da existência ou não de processo já autuado, que tenha o mesmo interessado, o mesmo pedido e a mesma causa de pedir;

II – escolher o tipo de processo adequado ao assunto;

III – cadastrar as informações requeridas pelo sistema;

IV – seguir as orientações específicas quanto aos requisitos do tipo de processo escolhido.

Art. 22. Quando se tratar de requerimento, o documento inicial do interessado deverá conter os seguintes dados:

I – unidade ou autoridade administrativa a que se dirige;

II – identificação do interessado ou de quem o represente;

III – domicílio do interessado, número de telefone e endereço eletrônico para o recebimento de comunicações;

IV – pedido com exposição dos fatos e de seus fundamentos; e

V – data e assinatura do interessado ou de seu representante legal.

§ 1º A exigência prevista no inciso III do caput será dispensada quando o interessado for usuário do sistema.

§ 2º Poderão ser elaborados modelos ou formulários eletrônicos padronizados de utilização obrigatória para assuntos que importem pretensões equivalentes.

Art. 23. Os tipos de processos no PAE devem ser classificados de acordo com o Plano de Classificação Documental (PCD) do TRESC.

Art. 24. O processo é encerrado nas seguintes hipóteses:

I – conclusão do objeto;

II – atendimento de solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

III – indeferimento do pleito;

IV – perda do objeto;

V – desistência ou renúncia do interessado mediante expressa manifestação;

VI – interrupção injustificada de seu desenvolvimento por período superior a 1 (um) ano, excetuando-se os processos disciplinares;

VII – previsão contida em lei ou ato normativo específico.

Parágrafo único. Havendo vários interessados, o disposto no inciso V do caput não prejudica o prosseguimento do processo, desde que ao menos 1 (um) interessado nele permaneça.

Art. 25. Compete às unidades do Tribunal:

I – revisar, imediatamente, de ofício, o tipo e os demais dados cadastrais atribuídos ao processo gerado em decorrência do recebimento de documentos, alterando-os caso necessário;

II – operacionalizar os pedidos de acesso a processos e documentos de responsabilidade da área, obedecendo aos critérios previstos na Lei n. 12.527 , de 2011.

Art. 26. O processo eletrônico dispensa a realização, pelo usuário, de procedimentos formais típicos do processo em papel, como capeamento, etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha ou página.

Art. 27. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto quando:

I – tal medida for tecnicamente inviável;

II – houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento possa causar dano relevante à celeridade do processo;

III – existir previsão de exceção em instrumento normativo próprio.

Parágrafo único. No caso das exceções previstas nos incisos I e II do caput, em casos urgentes, os atos processuais poderão ser praticados segundo a legislação aplicável aos processos físicos, assinados de próprio punho, e quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o PAE, com a justificativa do ocorrido por meio de certidão assinada pelo usuário interno que fizer a captura.

Art. 28. O TRESC poderá exigir, a seu critério, até que acabe seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do documento original em papel, no âmbito do órgão, ou enviado por usuário externo, determinando o prazo de 5 (cinco) dias para sua apresentação.

Seção II

Da Tramitação

Art. 29. A tramitação de documentos e processos administrativos eletrônicos entre as unidades do Tribunal deve ocorrer exclusivamente pelo PAE, ficando vedada a tramitação por outros meios, tais como e-mail, protocolo físico e fax.

§ 1º Todo documento que deva tramitar de forma isolada, sem vinculação prévia a processo preexistente, será capturado no PAE.

§ 2º A unidade que receber processo de que não seja destinatária deverá devolvê-lo ao remetente, encaminhá-lo ao destinatário correto, caso seja conhecido, ou encaminhá-lo à Seção de Protocolo.

§ 3º Toda ação realizada no PAE será registrada e disponibilizada automaticamente no histórico do processo, com a identificação do usuário.

Art. 30. Concluída a tramitação, os processos administrativos serão arquivados e os respectivos termos de arquivamento conterão:

I – motivo;

II – data;

III – nome do subscritor;

IV – cargo do subscritor.

§ 1º A partir da data constante no inciso II do caput se aplicam os prazos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) do TRESC.

§ 2º A unidade gestora é responsável pelo arquivamento dos processos, exceto daqueles que possuem fluxo previamente mapeado.

Art. 31. A prioridade na tramitação observará o disposto no art. 69-A da Lei n. 9.784 , de 1999, incluído pela Lei n. 12.008 , de 29 de julho de 2009.

Seção III

Da Produção de Documentos

Art. 32. Todo documento administrativo elaborado no PAE será nato-digital, assinado eletronicamente e em formato PDF/A, observando-se que:

I – documentos gerados no PAE receberão Número PAE e, quando aplicável, Número do Documento;

II – qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência;

III – documentos que demandem assinatura de mais de 1 (um) usuário deverão ser encaminhados à unidade de destino somente após a assinatura de todos os responsáveis;

IV – as assinaturas dos responsáveis somente deverão ser apostas na versão definitiva.

Parágrafo único. Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do sistema, o usuário poderá confeccioná-lo em outro editor e efetuar a captura como documento externo.

Art. 33. Para fins de captura, os documentos serão elaborados nos formatos previamente definidos como padrão do PAE.

Seção IV

Da Recepção, Digitalização e Captura para o PAE

Art. 34. O documento administrativo de origem externa dirigido ao Tribunal será recebido por meio do PAE.

§ 1º A unidade responsável pelo recebimento deverá registrar inequivocamente nos autos a data e o horário do recebimento.

§ 2º Caso o documento se refira a processo existente no PAE, a unidade competente realizará a juntada do documento ao processo no sistema, constando de certidão o número do PAE em que continuará a tramitação.

§ 3º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelas Unidades de Protocolo que não possuam referência expressa a um número de PAE serão autuados como novos processos no PAE.

§ 4º Após a protocolização de documento externo, deverá ser encaminhado número de protocolo ao remetente.

Art. 35. Após receber documento físico de origem externa, a Unidade de Protocolo deve anotar, na primeira página, a data e hora do recebimento e o nome do recebedor, proceder à digitalização imediata e devolver o documento ao interessado.

§ 1º O documento físico será integralmente digitalizado de acordo com sua especificidade, gerando uma fiel representação digital, não havendo óbice a que o interessado seja instruído a, conforme sua preferência, encaminhar a documentação diretamente em formato digital.

§ 2º Em caso de impossibilidade de digitalização ou devolução imediata, o documento original ou a cópia autenticada em cartório que permanecer na unidade cumprirá os prazos de guarda e a destinação final definidos na TTD.

§ 3º A digitalização de documentos e processos em suporte físico deverá ser efetivada em formato PDF/A, com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e resolução mínima de 300 dpi.

§ 4º Apenas será digitalizada a face de folhas dos documentos que possua conteúdo, ou seja, a face em branco não será digitalizada.

§ 5º Os documentos que sejam cópia autenticada administrativamente ou cópia simples podem ser descartados após sua digitalização, captura e autenticação no PAE.

§ 6º Não serão retidos os documentos pessoais originais de interessados, devendo-se devolvê-los imediatamente após a respectiva digitalização e inclusão no sistema.

§ 7º Excetuam-se da hipótese prevista no § 6º os documentos cujos originais devam ser arquivados fisicamente no Tribunal, tais como a Certidão de Tempo de Serviço (CTC) e a respectiva Relação de Remuneração de Contribuição (RRC), para guarda e destinação final.

§ 8º No caso de documentos com indicação de informação sigilosa ou que digam respeito a procedimentos licitatórios e editais, não será realizada a digitalização pela Unidade de Protocolo, que deve encaminhá-los à unidade competente sem violação do respectivo envelope.

§ 9º Os documentos e processos digitalizados serão conferidos, autenticados e classificados por servidor do Tribunal.

§ 10. Na Sede do Tribunal, a via física do documento digitalizado ficará na Seção de Protocolo pelo prazo mínimo de 30 (trinta) dias, após o qual será encaminhada ao Arquivo Central para a realização da gestão documental.

§ 11. Ficará a critério das unidades da Sede, havendo interesse, a retirada das vias físicas dos documentos na Seção de Protocolo, no prazo do § 10, passando a ser de sua responsabilidade a guarda e destinação final.

Art. 36. Os documentos digitalizados e capturados ao PAE devem ter o tipo de conferência registrado da seguinte forma:

I – documento original: opção escolhida quando o interessado apresentar, para digitalização, apenas o documento original;

II – cópia autenticada por cartório: opção escolhida quando o interessado apresentar uma cópia autenticada em cartório, para digitalização;

III – cópia autenticada administrativamente: opção escolhida quando o interessado apresentar, para digitalização, o documento original do qual será gerada uma cópia a ser autenticada administrativamente por servidor do Tribunal;

IV – cópia simples: opção escolhida quando o interessado apresentar, para digitalização, apenas uma cópia simples sem qualquer forma de autenticação.

§ 1º Todos os documentos e processos em suporte físico, de procedência interna ou externa, que forem digitalizados devem ser conferidos e autenticados por servidor do Tribunal, com uso de sua assinatura eletrônica.

§ 2º Os documentos digitalizados podem tramitar pelo PAE somente após a autenticação a que se refere o § 1º.

Art. 37. O documento a ser capturado para o PAE poderá gerar um novo processo ou ser juntado a um preexistente, devendo ser classificado de acordo com o PCD e receber o nível de acesso correspondente.

§ 1º A unidade destinatária do documento ou processo é responsável por verificar se a classificação foi realizada corretamente.

§ 2º Documentos externos destinados à captura pelo PAE deverão utilizar, preferencialmente, o formato PDF/A, admitindo-se, excepcionalmente, o formato PDF.

§ 3º O limite de tamanho individual de arquivos para captura para o PAE de documentos externos será definido pela STI.

§ 4º Documentos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o § 3º deverão ser divididos em partes não maiores que o limite.

Art. 38. A captura para o PAE de documentos externos digitais, nato-digitais ou digitalizados poderá, excepcionalmente, ser efetuada por qualquer unidade, devendo-se observar a correta classificação do documento e os procedimentos de digitalização previstos nesta Portaria.

Art. 39. Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o PAE jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais de origem externa que não caracterizem documento arquivístico, exceto nas hipóteses em que tais documentos venham a se tornar peças processuais.

Seção V

Do Sobrestamento e do Referenciamento e da Anexação de Processos

Art. 40. O sobrestamento dos feitos de que trata esta Portaria tem caráter temporário e deve ser precedido de determinação, nos próprios autos ou em outro, observada a legislação pertinente.

§ 1º O documento com a determinação de sobrestamento, seu número PAE, se for o caso, e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no PAE.

§ 2º O sobrestamento deve cessar quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

Art. 41. O referenciamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O referenciamento de processos não se confunde com a anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuarão a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Seção VI

Dos Prazos Processuais

Art. 42. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do seu recebimento pelo PAE.

§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º Não havendo determinação em contrário, os prazos fixados nos processos que tramitarem pelo PAE serão contados a partir do primeiro dia útil subsequente ao dia de tramitação do processo à unidade de destino.

§ 3º No caso de intimação do interessado, esta será considerada realizada a partir do registro de sua ciência no documento integrante do processo eletrônico no qual conste a intimação.

Art. 43. A data e hora da tramitação do processo constará do histórico das propriedades e seguirá o horário oficial de Brasília.

Parágrafo único. Considera-se recebido o documento ou processo administrativo no momento de sua tramitação no PAE, à exceção do previsto no art. 34, § 1º.

Seção VII

Do Arquivamento, do Desarquivamento e da Destinação

Art. 44. Os PAEs serão mantidos até que se cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na TTD e em procedimentos estabelecidos em norma específica.

§ 1º O arquivamento dos processos será realizado de forma digital, iniciando-se a contagem de temporalidade no ano seguinte ao do arquivamento.

§ 2º Os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

§ 3º A eliminação de documentos, inclusive dos eletrônicos, deve seguir as diretrizes previstas em legislação.

§ 4º Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer disponíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, caso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

Art. 45. O desarquivamento de PAE somente poderá ser realizado pela unidade que o arquivou.

Parágrafo único. Qualquer unidade poderá solicitar o desarquivamento, mediante justificativa.

Art. 46. A transferência e o recolhimento de documentos eletrônicos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e seu controle, devendo estar alinhados à política de preservação digital da Justiça Eleitoral.

Parágrafo único. O PAE deve contemplar funcionalidade para exportação automatizada desses documentos.

CAPÍTULO VII

DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA

Art. 47. O PAE ficará disponível de forma ininterrupta, ressalvados os períodos de manutenção.

§ 1º As manutenções programadas serão informadas antecipadamente pela STI aos usuários.

§ 2º Em caso de inoperância parcial ou total do PAE, sem previsão de retorno imediato ou em tempo razoável, os atos urgentes deverão ser praticados e encaminhados por outros meios, com posterior captura dos documentos no sistema.

CAPÍTULO VIII

DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DA AUDITORIA

Art. 48. Os documentos capturados e processos administrativos autuados no PAE serão protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e integridade dos dados, dispensando-se a formação de autos suplementares em meio físico.

§ 1º Os documentos, os processos administrativos e as assinaturas eletrônicas serão armazenados de forma a viabilizar procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.

§ 2º Todos os acessos a dados sigilosos serão registrados e passíveis de auditoria.

CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 49. A partir da data de publicação desta Portaria, inclusive, todos os documentos e processos administrativos novos deverão ser registrados no PAE, à exceção daqueles que possuam sistema próprio de tramitação.

§ 1º Deixarão de ser incluídos registros no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), exceto de movimentação de processos judiciais físicos em trâmite e petições a eles referentes.

§ 2º No âmbito das Zonas Eleitorais, os expedientes com classe específica no Processo Judicial Eletrônico (PJe) serão nele autuados, conforme regramento próprio, sendo vedada a utilização do PAE para tal finalidade.

§ 3º A partir da data definida no caput, todos os documentos oficiais deste Tribunal passarão a ser numerados, classificados, indexados e arquivados no sistema PAE.

Art. 50. O SADP será mantido em funcionamento para consulta das informações sobre processos e documentos nele registradas.

Parágrafo único. Em havendo a descontinuidade do SADP, as informações sobre processos e documentos em trâmite deverão ser migradas para o PAE, sendo dispensada a migração nos casos de restabelecimento de direitos políticos relacionados a autos físicos anteriormente arquivados.

Art. 51. As unidades deverão recusar processos e documentos que estejam em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico.

Art. 52. Os documentos e processos administrativos em suporte físico deverão ser digitalizados pelas unidades nas quais se encontram em andamento e, logo após, inseridos e autenticados no PAE.

§ 1º O encerramento do processo físico e a abertura do correspondente processo administrativo eletrônico deverão ser realizados por meio de Certidão de Migração de Processo, conforme Anexo desta Portaria.

§ 2º Os documentos e processos físicos digitalizados deverão ser mantidos nas unidades em que se encontrem até o prazo constante na TTD.

Art. 53. A implantação das funcionalidades do PAE ocorrerá de forma gradativa, de acordo com cronograma a ser elaborado em conjunto pela Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI) e pela Coordenadoria de Soluções Corporativas (CSC).

Art. 54. Caberá à CGI a gestão do sistema PAE quanto às regras de negócio do sistema, competindo-lhe ainda:

I – criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) os padrões oficiais de documentos (modelos);

b) as classificações por funções e atividades (classificação arquivística);

c) as hipóteses legais de níveis de acesso às informações;

II – definir os tipos de processos e documentos;

III – aprovar o cadastro de usuário externo, mediante validação dos documentos entregues pelo interessado;

IV – propor atos normativos e materiais de apoio quando necessários à utilização do PAE;

V – prestar suporte negocial aos usuários do PAE;

VI – orientar a padronização da indexação.

Art. 55. Compete à STI:

I – criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

a) os tipos de processos;

b) os tipos de documentos;

c) os fluxos de trabalho automatizados;

II – prover as condições técnicas necessárias à utilização de Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc);

III – realizar as manutenções corretivas e evolutivas do sistema;

IV – realizar o mapeamento, a otimização e as devidas automações no sistema PAE no que tange aos processos de negócio de caráter administrativo;

V – prestar suporte técnico aos usuários;

VI – analisar solicitações de melhorias, correções, inclusão ou exclusão de funcionalidades no sistema;

VII – garantir disponibilidade, integridade, confiabilidade e segurança dos documentos eletrônicos e dados nele contidos;

VIII – implementar interoperabilidade do PAE com outros sistemas.

Art. 56. A CGI e a STI atuarão de forma integrada para o desenvolvimento e a manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) voltado à preservação de longo prazo dos documentos e processos gerados no PAE, bem como em outros sistemas administrativos e judiciais.

Parágrafo único. A atuação prevista no caput observará os princípios, os objetivos, as diretrizes e os requisitos estabelecidos na Resolução CNJ n. 324, de 30 de junho de 2020, e na Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral, instituída por meio da Portaria TSE n. 1.013, de 23 de novembro de 2018.

Art. 57. O uso inadequado do PAE fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 58. Os casos excepcionais ou omissos serão submetidos ao Presidente do Tribunal.

Art. 59. Revogam-se:

I – a Portaria P n. 200 , de 2 de junho de 2008;

II – a Portaria P n. 340 , de 19 de outubro de 2009;

III – a Portaria P n. 341 , de 19 de outubro de 2009;

IV – a Portaria P n. 150 , de 26 de maio de 2010;

V – a Portaria P n. 158 , de 30 de maio de 2011;

VI – a Portaria P n. 247 , de 5 de julho de 2013;

VII – a Portaria P n. 340 , de 2 de dezembro de 2013;

VIII – a Portaria P n. 328 , de 15 de dezembro de 2016;

IX – a Portaria P n. 56 , de 5 de maio de 2020;

X – a Portaria P n. 104 , de 9 de setembro de 2020; e

XI – a Ordem de Serviço DG n. 6 , de 11 de dezembro de 2000.

Art. 60. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC), sem prejuízo de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 14 de abril de 2021.

Desembargador Jaime Ramos, Presidente

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ANEXO