PORTARIA P N. 50, DE 13 DE ABRIL DE 2020.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução n. 7.847, de 12 de dezembro de 2011),

– considerando o disposto no Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (Resolução n. 7.964, de 18 de abril de 2017) e a definição do arranjo do acervo do Arquivo Central; e

– considerando a necessidade de regulamentar o funcionamento do Arquivo Central deste Tribunal,

– considerando a decisão proferida nos autos do Processo Administrativo Eletrônico n. 3.295/2020,

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DO ACERVO DOCUMENTAL

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o funcionamento do Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I – acondicionamento: ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e ao seu manuseio;

II – classificação: ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo do documento e selecionar a categoria de assunto sob a qual deverá ser recuperado, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos vigente;

III – corte cronológico: ano de 1985, até o qual todos os documentos eleitorais acumulados nos arquivos do TRESC, que não constem do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade vigentes, serão considerados de guarda permanente por sua relevância histórica;

IV – transferência: passagem de documentos da fase corrente para a intermediária;

V – recolhimento: passagem de documentos da fase intermediária para a guarda permanente.

Art. 3º Serão recolhidos ao Arquivo Central os documentos de caráter permanente das unidades da Sede e das Zonas Eleitorais.

§ 1º Serão também recolhidos ao Arquivo Central os documentos eleitorais históricos de acordo com o corte cronológico e os documentos das Zonas Eleitorais incorporadas ou desmembradas arquivados em fase permanente.

§ 2º O recolhimento dos documentos ao Arquivo Central obedecerá a seguinte ordem: permanentes das unidades da Sede; eleitorais históricos das Zonas Eleitorais; permanentes das Zonas Eleitorais incorporadas ou desmembradas e permanentes das demais Zonas Eleitorais.

§ 3º Enquanto o Arquivo Central dispuser de espaço físico, poderão ser recebidos por transferência, das unidades da Sede, documentos com guarda de 12 (doze) anos ou mais no arquivo intermediário.

CAPÍTULO II

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 4º À Seção de Arquivo compete:

I – prestar assistência técnica às unidades da Sede e às Zonas Eleitorais para aplicação e cumprimento desta norma;

II – controlar e conferir a transferência e o recolhimento dos documentos;

III – atender a consultas, empréstimos e desarquivamentos solicitados pelas unidades da Sede e pelas Zonas Eleitorais;

IV – atender a pesquisas solicitadas pelo público externo;

V – preservar os documentos sob sua guarda.

Art. 5º As unidades administrativas da Sede e as Zonas Eleitorais produtoras/acumuladoras de documentos devem observar as orientações desta norma e seus anexos para realizar transferência e recolhimento ao Arquivo Central e para utilizar os documentos do acervo.

Parágrafo único. As unidades administrativas da Sede e as Zonas Eleitorais são responsáveis pelas informações que os documentos contiverem e por sua legitimidade.

CAPÍTULO III

DOS USUÁRIOS DO ARQUIVO

Art. 6º O acervo documental do Arquivo Central está disponível aos usuários internos e externos.

§ 1º São usuários internos os membros do Tribunal, servidores efetivos em atividade, removidos, cedidos, requisitados, em exercício provisório, contratados e estagiários com exercício na Sede do Tribunal ou nos Cartórios Eleitorais.

§ 2º São usuários externos o público em geral.

CAPÍTULO IV

DOS PROCEDIMENTOS PARA TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Seção I

Da Classificação e Avaliação

Art. 7º Todos os documentos transferidos ou recolhidos ao Arquivo Central deverão estar classificados e avaliados de acordo com os instrumentos arquivísticos vigentes.

Art. 8º Os processos cuja tramitação tenha se dado em segredo de justiça e os documentos de caráter sigiloso, ao serem encaminhados para o Arquivo Central, deverão receber identificação alusiva feita pela unidade da Sede ou pela Zona Eleitoral que solicitar o arquivamento.

Seção II

Do Acondicionamento

Art. 9º Os documentos encaminhados ao Arquivo Central deverão ser acondicionados em caixas-arquivo de polionda azul, de tamanho padrão, conforme a seguinte especificação: 13cm de largura por 25cm de altura e 36cm de comprimento.

§ 1º As caixas mencionadas no caput deverão ser identificadas com espelho padrão, conforme modelo a ser disponibilizado pela Seção de Arquivo.

§ 2º De acordo com sua entrada no acervo, as caixas receberão numeração sequencial, que deverá ser previamente solicitada à Seção de Arquivo.

Seção III

Do Encaminhamento

Art. 10. Concomitantemente ao envio de caixas-arquivo de documentos ao Arquivo Central, deverá ser encaminhada Relação de Transferência/Recolhimento ( anexo I ) à Seção de Arquivo.

§ 1º Os documentos que tenham tramitado em sistemas informatizados deverão ser movimentados nos respectivos sistemas.

§ 2º Os números de protocolo/processo dos documentos que tenham tramitado em sistemas informatizados deverão ser informados ao Arquivo Central.

Seção IV

Do Recebimento

Art. 11. A Seção de Arquivo realizará a conferência dos documentos com base nas relações preenchidas no sistema PAE.

§ 1º Constatada a regularidade da transferência ou do recolhimento, a Seção de Arquivo procederá a seu arquivamento.

§ 2º Verificada a não observância dos procedimentos especificados nesta norma para a transferência ou o recolhimento, a Seção de Arquivo cientificará a unidade da Sede ou a Zona Eleitoral de origem da irregularidade e providenciará a devolução dos documentos para os ajustes cabíveis.

CAPÍTULO V

DO USO DO ACERVO

Art. 12. O uso do acervo dar-se-á da seguinte forma:

I – consulta;

II – empréstimo;

III – desarquivamento.

Seção I

Das Consultas

Art. 13. O acervo documental será consultado nas dependências do Arquivo Central.

§ 1º Caberá ao servidor da Seção de Arquivo localizar o documento solicitado ou a caixa que o contiver, colocando-o à disposição do usuário.

§ 2º Incumbe aos usuários o fornecimento do maior número possível de informações para facilitar a localização do documento (ex.: número da decisão, número do protocolo, tipo e número do documento, data, origem, data de transferência/recolhimento).

§ 3º Os documentos do acervo poderão ser disponibilizados para consulta de usuários internos também em meio eletrônico, após a digitalização.

§ 4º Os documentos do acervo em fase permanente poderão ser disponibilizados para consulta de usuários externos também em meio eletrônico, após a digitalização.

Art. 14. Os processos que, em razão da lei ou do interesse público, tenham tramitado em segredo de justiça, e os documentos de caráter sigiloso, cujo resguardo seja necessário à proteção da intimidade, da vida privada, da honra ou da imagem de pessoas, somente poderão ser consultados ou fotocopiados pela unidade da Sede, pela Zona Eleitoral de origem ou pelas partes e seus procuradores, observando-se, ainda, no que couber, as disposições normativas pertinentes.

Seção II

Do Empréstimo

Art. 15. O empréstimo de documentos é exclusivo para usuários internos, e sua solicitação deverá ser realizada por meio do sistema PAE.

§ 1º O solicitante deverá observar o prazo de 30 (trinta) dias para a devolução do documento tomado em empréstimo.

§ 2º No vencimento do prazo mencionado no § 1º, havendo necessidade, poderá ser solicitada a renovação do empréstimo, por igual período.

§ 3º Constatada a não devolução de documentos dentro do prazo fixado, a Seção de Arquivo emitirá comunicação por e-mail ao usuário, com cópia ao seu superior hierárquico, para que promova a devolução no prazo de 48 (quarenta e oito) horas.

§ 4º Permanecendo inalterada a situação, lavrar-se-á Termo de Ocorrência, contendo nome do usuário, identificação do documento emprestado e período em atraso, o qual será encaminhado ao Coordenador de Gestão da Informação para a adoção das providências que entender necessárias.

Art. 16. Quando da devolução de documento emprestado, o servidor da Seção de Arquivo, após a conferência, providenciará a baixa do empréstimo e a imediata reposição no local apropriado.

Art. 17. O documento sob empréstimo não poderá ser alterado, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foi recebido.

Art. 18. Nenhum documento poderá ser retirado do Arquivo Central sem o conhecimento da Seção de Arquivo.

Art. 19. Em caso de dano ou extravio de documento, o usuário deverá comunicar o fato por escrito à Seção de Arquivo.

Parágrafo único. Ao tomar conhecimento do fato descrito no caput, o Coordenador de Gestão da Informação dele dará ciência ao Diretor-Geral para a adoção das providências que entender necessárias.

Art. 20. A posse dos documentos recebidos em empréstimo não poderá ser transferida.

Seção III

Do Desarquivamento

Art. 21. Caberá à unidade da Sede ou à Zona Eleitoral que solicitou o arquivamento de documento encaminhar à Seção de Arquivo a solicitação de desarquivamento.

§ 1º As solicitações de desarquivamento deverão ser realizadas via sistema PAE.

§ 2º O desarquivamento de processo será acompanhado de inserção do Termo de Desarquivamento ( anexo II ) no processo, após conferência.

Art. 22. A nova transferência ou o recolhimento ao Arquivo Central, respeitados os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário e as disposições desta norma, ficará a cargo da unidade da Sede ou da Zona Eleitoral que solicitou o desarquivamento.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 23. O horário de atendimento aos usuários externos do Arquivo Central será das 12h às 19h, de segunda a sexta-feira.

Art. 24. O encaminhamento ou a retirada de documento físico deve ser previamente agendado com a Seção de Arquivo.

Parágrafo único. Caberá à unidade interessada providenciar o transporte de documentos, bem como o seu acompanhamento.

Art. 25. Cópias de documentos arquivados serão feitas no próprio Arquivo Central, por meio de digitalização e disponibilização dos arquivos digitais.

Art. 26. O acesso ao acervo do Arquivo Central é restrito aos servidores da Seção de Arquivo.

Art. 27. Compete ao usuário zelar pela integridade dos documentos durante a consulta ou o empréstimo, responsabilizando-se por eventuais danos a eles causados quando em seu poder.

Art. 28. Os casos omissos ou excepcionais serão decididos pela Direção-Geral.

Art. 29. Revoga-se a Ordem de Serviço DG n. 2 , de 12 de janeiro de 2012.

Art. 30. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC), sem prejuízo de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 13 de abril de 2020.

Desembargador Jaime Ramos, Presidente