PORTARIA P N. 94, DE 29 DE MARÇO DE 2017.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno desta Corte (Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando as boas práticas de governança e gestão das aquisições e as orientações contidas na Resolução CNJ n. 182, de 17.10.2013, e no Acórdão TCU n. 2.622/2015 – Plenário;

– considerando a recomendação contida no Acórdão TCU n. 2.349/2016 – Plenário; e

– considerando os estudos promovidos nos autos do Processo Administrativo Eletrônico SAO n. 22.607/2016,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o processo formal de trabalho das aquisições do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC) e dá outras providências.

CAPÍTULO I

DOS CONCEITOS

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I – Aquisições: toda e qualquer compra de bens, contratação de obras ou serviços, em conjunto ou não, com ou sem licitação e/ou a formalização de contrato, destinados a viabilizar a execução das atividades finalísticas e das atividades meio para atingir os objetivos do TRESC;

II – Análise de Riscos: documento que contém a descrição, a análise e o tratamento de riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso de todo o ciclo de vida da contratação;

III – Análise de Viabilidade da Contratação: documento que demonstra a viabilidade funcional de negócio e técnica da contratação, levando-se em conta os aspectos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização;

IV – Área Administrativa: unidade responsável pela execução dos atos administrativos e por apoiar e orientar as áreas Demandante e Técnica no que se refere aos aspectos administrativos da contratação;

V – Área Técnica: unidade do órgão responsável por gerir a demanda da solução a ser contratada;

VI – Área Demandante: unidade do TRESC que demanda uma solução, a que se refere o inciso XXIII deste artigo;

VII – Aspectos Administrativos da Contratação: conjunto de orientações administrativas a serem sugeridas para a contratação da solução, tais como: natureza, forma de adjudicação e parcelamento do objeto, seleção do fornecedor, habilitação técnica, pesquisa e aceitabilidade de preços, classificação orçamentária, recebimento, pagamento e sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais, entre outras orientações pertinentes;

VIII – Aspectos Funcionais da Solução: conjunto de requisitos (funcionalidades) relevantes, vinculados aos objetivos de negócio e ligados diretamente às reais necessidades dos usuários finais, que deverão compor o objeto desejado;

IX – Aspectos Técnicos da Solução: conjunto de requisitos tecnológicos a serem observados na contratação da solução, necessários para garantir o pleno atendimento das funcionalidades requeridas pela Área Demandante, tais como: de especificações técnicas do produto; de implementação e continuidade da solução em caso de falhas; de desempenho; de disponibilidade; de qualidade; dentre outros requisitos pertinentes;

X – Ciclo de Vida da Contratação: conjunto de fases e etapas necessárias para se adquirir um bem e/ou contratar um serviço, contemplando o planejamento, a execução, a avaliação e o encerramento do contrato;

XI – Comitê de Aquisições: comitê multidisciplinar responsável pelas decisões relativas à gestão das aquisições e contratações e à gestão de riscos do TRESC;

XII – Contrato de Serviços Terceirizados de natureza continuada com cessão de mão de obra: contrato de prestação de serviços por meio de execução indireta e contínua de atividades acessórias, instrumentais ou complementares de interesse do TRESC, mediante a cessão de mão de obra da empresa contratada de forma exclusiva e nas dependências do órgão contratante;

XIII – Documento de Oficialização da Demanda: documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Demandante da solução a ser contratada;

XIV – Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação responsável por auxiliar a Área Demandante da solução e a Área de Licitações;

XV – Equipe de Gestão da Contratação: equipe composta pelo Gestor do Contrato, responsável por gerir a execução contratual e, sempre que necessário, pelos Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo, responsáveis por fiscalizar a execução contratual, consoante às atribuições regulamentares;

XVI – Estratégia para a Contratação: documento que contém as informações necessárias e suficientes para subsidiar as decisões das demais áreas do TRESC envolvidas no processo administrativo de contratação;

XVII – Gestão: conjunto de atividades superiores de planejamento, coordenação, supervisão e controle que visam a garantir o atendimento dos objetivos do TRESC;

XVIII – Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, técnicas ou operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, designado por autoridade competente do órgão;

XIX – Plano Anual de Aquisições: conjunto de contratações de soluções a serem executadas com base nos Objetivos Organizacionais para Gestão das Aquisições e Contratações; na proposta orçamentária para o ano subsequente, e no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação, quando couber;

XIX – Plano Anual de Aquisições: conjunto de contratações de soluções a serem executadas com base no PEI, nos Instrumentos Estratégicos Setoriais, nos Objetivos Organizacionais para Gestão das Aquisições e Contratações e na proposta orçamentária para o ano subsequente; (Redação dada pela Portaria P n. 144/2017)

XX – Plano de Trabalho: documento elaborado quando o objetivo da contratação consignar a previsão de cessão de mão de obra da empresa contratada de forma exclusiva e nas dependências do TRESC;

XXI – Processo Administrativo de Contratação: conjunto de todos os artefatos e documentos produzidos para a contratação, englobando as fases de planejamento da contratação, seleção de fornecedores e gerenciamento do contrato até o seu encerramento;

XXII – Requisitos: conjunto de especificações funcionais de negócio e técnicas necessárias para se definir a solução a ser contratada;

XXIII – Solução: bens e/ou serviços que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação, de modo a atender à necessidade que a desencadeou; e

XXIV – Sustentação do Contrato: documento que contém as informações necessárias para garantir a continuidade do negócio durante e posteriormente à implantação da solução, bem como após o encerramento do contrato.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Seção I

Do Planejamento da Contratação

Art. 3º As aquisições do TRESC deverão ser precedidas de planejamento elaborado em harmonia com o Plano Anual de Aquisições e alinhadas ao Planejamento Estratégico Institucional e aos Objetivos Organizacionais relacionados à Gestão das Aquisições e Contratações.

Art. 3º As aquisições do TRESC deverão ser precedidas de planejamento elaborado em conformidade com o Planejamento Estratégico Institucional, diretamente, ou por meio de Instrumento Estratégico Setorial definido pela Portaria P n. 93, de 29.03.2017. (Redação dada pela Portaria P n. 144/2017)

Art. 4º O Planejamento da Contratação é composto por duas fases:

I – a elaboração dos Estudos Preliminares; e

II – a elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

Art. 5º Integram o Planejamento da Contratação do TRESC os seguintes documentos:

I – Documento de Oficialização da Demanda (DOD);

II – Estudos Preliminares ou Análise de Viabilidade da Contratação, conforme o caso;

III – Análise de Riscos;

IV – Plano de Trabalho, nas hipóteses que impliquem a celebração de Contrato de Serviços Terceirizados de natureza continuada com cessão de mão de obra;

V – Projeto Básico/Termo de Referência;

Parágrafo único. O fluxograma do ciclo de vida da contratação e os modelos dos documentos descritos nos incisos do caput , de uso obrigatório, deverão ser disponibilizados pela Secretaria de Administração e Orçamento na página da Intranet do TRESC.

Seção II

Das atribuições da Equipe de Planejamento da Contratação e de seus integrantes

Art. 6º A Equipe de Planejamento da Contratação deverá elaborar os Estudos Preliminares necessários para assegurar a viabilidade da contratação, bem como o Projeto Básico/Termo de Referência, e será composta, sempre que possível e necessário, por:

I – Integrante Demandante: servidor representante da Área Demandante indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos funcionais da solução a ser contratada, e pela condução dos trabalhos da equipe de planejamento;

II – Integrante Técnico: servidor representante da área técnica vinculada ao objeto a ser contratado, indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada; e

III – Integrante Administrativo: servidor representante da área administrativa indicado pela respectiva autoridade competente, responsável por apoiar e orientar os integrantes das áreas Demandante e Técnica nos aspectos administrativos da contratação.

Parágrafo único. A Equipe deverá apresentar justificativa quando não for possível elaborar a documentação exigida em cada uma das etapas dos Estudos Preliminares.

Art. 7º São atribuições do Integrante Demandante definir, sempre que possível e necessário, os requisitos:

I – de negócio, que independem de características tecnológicas, bem como os aspectos funcionais das soluções, limitados àqueles indispensáveis ao atendimento das necessidades reais do TRESC;

II – de capacitação, que definem a necessidade de treinamento, número de participantes, carga horária, materiais didáticos, entre outros pertinentes;

III – legais, que definem as normas com as quais a solução deverá estar em conformidade;

IV – de manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços complementares, tais como de manutenção preventiva, corretiva, adaptativa e evolutiva da solução;

V – temporais, que definem os prazos de entrega dos bens e/ou do início e encerramento dos serviços a serem contratados;

VI – de segurança da informação, juntamente com o Integrante Técnico; e

VII – sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a solução deverá atender para estar em conformidade com os costumes, os idiomas e o meio ambiente, entre outros pertinentes.

§ 1º O Integrante Demandante deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

§ 2º Além dos requisitos exigidos nos incisos deste artigo, cabe ao Integrante Demandante a coordenação dos trabalhos de planejamento necessários à contratação da solução.

Art. 8º São atribuições do Integrante Técnico especificar, sempre que possível e necessário, os requisitos técnicos da demanda, entre outros pertinentes, tais como:

I – de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade e de acessibilidade, linguagens de programação e interfaces;

II – do projeto de implantação da solução, que definem, inclusive, a disponibilização da solução em ambiente de produção;

III – de garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas na contratação;

IV – de capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos, os perfis dos instrutores e o conteúdo técnico;

V – de experiência profissional da equipe que projetará, implantará e manterá a solução, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação;

VI – de formação da equipe que projetará, implantará e manterá a solução, tais como cursos acadêmicos, técnicos e as respectivas formas de comprovação;

VII – de metodologia de trabalho; e

VIII – de segurança sob o ponto de vista técnico.

Parágrafo único. O Integrante Técnico deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

Art. 9º O Integrante Administrativo deverá verificar se os aspectos administrativos da contratação constam nos documentos produzidos durante as fases do planejamento, os quais fundamentarão as decisões das demais áreas do órgão envolvidas no processo administrativo de contratação.

Parágrafo único. O Integrante Administrativo deverá informar aos integrantes das áreas Demandante e Técnica quando não constarem nos documentos as devidas informações.

Seção III

Do Documento de Oficialização da Demanda

Art. 10. O Documento de Oficialização da Demanda (DOD), elaborado pela Área Demandante, é o documento que dá início ao planejamento da contratação e deve conter, no mínimo:

I – a necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da solução pretendida, bem como o alinhamento entre a demanda e o Planejamento Estratégico Institucional, os Objetivos Organizacionais relacionados à Gestão das Aquisições e Contratações e, quando couber, ao Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação;

I – a necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da solução pretendida, bem como o alinhamento obrigatório da demanda com o Planejamento Estratégico Institucional, diretamente, ou por meio de Instrumento Estratégico Setorial definido pela Portaria P n. 93, de 29.03.2017; (Redação dada pela Portaria P n. 144/2017)

II – a explicitação da motivação e o demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação; e

III – indicação do Integrante Demandante e respectivo substituto para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação.

Seção IV

Da elaboração dos Estudos Preliminares

Art. 11. Os Estudos Preliminares deverão contemplar as seguintes etapas:

I – Análise de Viabilidade da Contratação;

II – Sustentação do Contrato;

III – Estratégia para a Contratação, e

IV – Análise de Riscos.

§ 1º Nas contratações e prorrogações contratuais, cuja estimativa de preço seja inferior ao valor constante no art. 23, caput , inciso II, alínea “a”, da Lei n. 8.666 , de 21.06.1993, será obrigatória a elaboração apenas da Análise de Viabilidade da Contratação e da Análise de Riscos, se suficientes ao planejamento da contratação.

§ 1º Nas contratações e prorrogações contratuais, cuja estimativa de preço seja inferior ao valor constante no art. 23, caput , inciso II, alínea “a”, da Lei n. 8.666 , de 21.06.1993, será obrigatória a elaboração apenas da Análise de Viabilidade da Contratação, se suficiente ao planejamento da contratação. (Redação dada pela Portaria P n. 66/2018)

§ 2º Os documentos resultantes das etapas elencadas nos incisos do caput poderão ser consolidados em um único documento.

§ 3º Os artefatos produzidos durante a fase de Elaboração dos Estudos Preliminares terão os seus conteúdos dimensionados de acordo com a complexidade do objeto, do gerenciamento da solução e da gestão de riscos envolvidos na contratação.

§ 4º Os Estudos Preliminares deverão conter, ainda, se for o caso:

I – a definição do método de cálculo para:

a) quantidades e tipos de postos de trabalho necessários à contratação; e

b) quantidade e tipos de serviços de manutenção preventiva e preditiva;

II – a documentação do método utilizado para a estimativa de quantidades no processo de contratação, juntamente com os documentos que lhe dão suporte;

III – a definição do método para a estimativa de preços, considerando uma cesta de preços, podendo utilizar-se das diretrizes contidas na IN SLTI 5/2014;

IV – a documentação do método utilizado para a estimativa de preços no processo de contratação, juntamente com os documentos que lhe dão suporte;

V – a avaliação sobre a divisibilidade da solução, levando em conta o mercado que a fornece e atentando que a solução deve ser parcelada quando for técnica e economicamente viável, quando não houver perda de escala e quando houver o melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade;

VI – em caso de parcelamento, avaliação sobre a melhor forma de parcelá-la (parcelamento formal – licitações distintas ou licitação com adjudicação por lotes; ou parcelamento material – permissão de consórcios ou de subcontratação);

VII – a documentação do método utilizado para avaliar se a solução é divisível ou não no processo de contratação, juntamente com os documentos que lhe dão suporte.

Art. 12. A execução da fase de Elaboração dos Estudos Preliminares é obrigatória independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de:

I – inexigibilidade;

II – dispensa de licitação;

III – criação, participação ou adesão à ata de registro de preços;

IV – contratações com uso de recursos financeiros de organismos internacionais; e

V – termos de cooperação, convênios e documentos afins com uso de recursos financeiros de instituições nacionais.

Art. 13. O documento Análise de Viabilidade da Contratação deverá conter a definição e a especificação dos requisitos da solução, a partir da avaliação do Documento de Oficialização da Demanda, e deverá ser instruído, sempre que possível e necessário, com os seguintes elementos:

I – levantamento das soluções disponíveis para o atendimento da demanda, incluindo a verificação de:

a) soluções existentes no mercado e respectivos fornecedores;

b) existência de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública que possa ser disponibilizada para o TRESC;

c) em se tratando de software, existência de livre ou público, verificando-se, inclusive, as soluções existentes no Portal de Software Público Brasileiro (http://softwarepublico.gov.br);

II – levantamento de contratações similares realizadas por outros órgãos ou entidades da Administração Pública;

III – a análise e a comparação entre os custos totais das soluções identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos produtos, insumos, garantia e serviços complementares, quando necessários à contratação;

IV – a escolha do objeto e a respectiva justificativa, que contemple, no mínimo:

a) descrição sucinta, precisa, clara e suficiente da solução escolhida, indicando os bens e/ou serviços que a compõem;

b) alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos;

c) identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização;

d) relação entre a demanda prevista e a quantidade dos bens e/ou serviços a serem contratados.

V – a avaliação das necessidades de adequação do ambiente do TRESC para viabilizar a execução contratual, abrangendo, no mínimo:

a) infraestrutura tecnológica;

b) infraestrutura elétrica;

c) logística de implantação;

d) espaço físico;

e) mobiliário;

f) impacto ambiental;

VI – o orçamento estimado da solução escolhida, que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos itens a serem contratados, elaborado com base em pesquisa fundamentada de preços, como os praticados no mercado e em contratações similares realizadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, entre outros pertinentes.

§ 1º Caso a solução corresponda ou inclua software, o levantamento das soluções disponíveis de que trata o inciso I deste artigo deverá incluir, ainda, quando aplicável, a verificação do atendimento dos seguintes requisitos:

I – a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas no Modelo Nacional de Interoperabilidade (MNI) do Poder Judiciário;

II – a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), quando houver necessidade de utilização de certificação digital, observada a legislação sobre o assunto;

III – a observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus).

§ 2º A Análise de Viabilidade da Contratação e a Análise de Riscos deverão ser realizadas nas prorrogações contratuais, ainda que, de contratos assinados anteriormente à publicação desta Portaria, sendo obrigatória a observância dos incisos I, III e VI do caput deste artigo.

Art. 14. O documento Sustentação do Contrato deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – os recursos materiais e humanos necessários à continuidade do objeto contratado;

II – a continuidade do fornecimento da solução em eventual interrupção contratual;

III – as atividades de transição contratual e de encerramento do contrato, que incluem, no mínimo a:

a) entrega de versões finais dos produtos alvos da contratação;

b) transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução;

c) devolução de recursos materiais;

d) revogação de perfis de acesso;

e) eliminação de caixas postais.

IV – as regras para estratégia de independência do TRESC com relação à empresa contratada, que contemplem, no mínimo:

a) a forma de transferência de conhecimento tecnológico nos casos de contratação de desenvolvimento de softwares sob encomenda no mercado de Tecnologia da Informação e Comunicação;

b) os direitos de propriedade intelectual e autorais da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, inclusive sobre os diversos produtos gerados ao longo do contrato, tais como a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos são exclusivos da empresa contratada.

Art. 15. O documento Estratégia para a Contratação deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

II – o parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão;

III – a adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens;

IV – a modalidade e o tipo de licitação com a indicação e a justificativa para as escolhas;

V – a classificação orçamentária com a indicação da fonte de recurso do orçamento do órgão previsto para atender a necessidade de contratação demandada;

VI – a vigência com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou da prestação dos serviços contratados;

VII – a proposta de indicação do Gestor da Contratação ou, se o objeto assim o exigir, a indicação da Equipe de Gestão da Contratação.

Art. 16. Nos casos de serviços terceirizados de natureza continuada com cessão de mão de obra, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá prever no planejamento da contratação, Plano de Trabalho, que deverá ser elaborado antes do Projeto Básico/Termo de Referência.

Parágrafo único. O Plano de Trabalho, documento devidamente aprovado pela autoridade competente do TRESC, deverá demonstrar o benefício da contratação pretendida e conter, no mínimo:

I – o objeto a ser contratado;

II – a identificação da Equipe de Planejamento da Contratação;

III – a necessidade, justificativa e valor estimado da contratação;

IV – a relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada; e

V – o demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis.

Art. 17. Não poderão ser objeto de contratação de Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação:

I – mais de uma solução em um único contrato; e

II – gestão de processos de Tecnologia da Informação e Comunicação, incluindo segurança da informação.

§ 1º O suporte técnico aos processos de planejamento e avaliação da qualidade da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação poderá ser objeto de contratação, desde que sob a supervisão exclusiva de servidores do órgão.

§ 2º A empresa contratada que provê a Solução de Tecnologia da Informação não poderá ser a mesma que avalia, mensura ou fiscaliza o objeto da contratação.

Art. 18. É vedado nas contratações:

I – estabelecer vínculo de subordinação com funcionários da empresa contratada;

II – indicar pessoas para compor o quadro funcional da empresa contratada;

III – reembolsar despesas com transporte, viagens, hospedagens e outros custos operacionais, que deverão ser de exclusiva responsabilidade da empresa contratada, exceto quando indicadas no Projeto Básico ou no Termo de Referência;

IV – prever exigências em edital que constituam intervenção indevida da Administração na gestão interna dos fornecedores; e

V – prever exigências em edital para que os fornecedores apresentem, em seus quadros, previamente à assinatura do contrato, documentação de funcionários com o objetivo de aferir a qualificação técnica ou a formação da equipe que prestará os serviços contratados.

Seção V

Da Análise de Riscos

Art. 19. O documento Análise de Riscos, parte integrante do Processo de Gestão de Riscos nas Aquisições, deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a identificação dos principais riscos que possam vir a comprometer o sucesso da contratação ou que emergirão caso a contratação não seja realizada;

II – a mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado;

III – a definição das ações previstas para tratar o risco, seja diminuindo as chances de ocorrência ou amenizando suas consequências;

IV – a definição das ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem;

V – a definição do gestor de risco, que será responsável pelas ações de mitigação dos riscos e dos procedimentos de contingência.

§ 1º Na elaboração da Análise de Riscos, deverão ser observados os graus de impacto e de probabilidade, os níveis de risco e as ações de tratamento constantes da Política de Gestão de Riscos nas Aquisições do TRESC.

§ 2º São responsabilidades do gestor de risco:

I – assegurar que o risco seja gerenciado de acordo com a Política de Gestão de Riscos nas Aquisições do TRESC;

II – monitorar o risco ao longo do tempo, de modo a garantir que as respostas adotadas resultem na manutenção do risco em níveis adequados, de acordo com a Política de Gestão de Riscos; e

III – garantir que as informações adequadas sobre o risco estejam disponíveis a todos os envolvidos no processo de aquisição.

Seção VI

Da elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência

Art. 20. As aquisições deverão ser precedidas de elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência, pela Equipe de Planejamento da Contratação, em consonância com os Estudos Preliminares.

Parágrafo Único. O Projeto Básico/Termo de Referência deverá conter os elementos necessários, suficientes e com detalhamento e precisão adequados para caracterizar o objeto, vedadas as especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo da licitação.

Art. 21. O Projeto Básico/Termo de Referência, sem prejuízo do estabelecido na Lei n. 8.666/1993, no regulamento do Pregão (Decreto n. 3.555/2000 e Decreto n. 5.450/2005) e demais normas referentes à matéria, deverá conter os seguintes elementos mínimos:

I – a definição do objeto com a descrição sucinta, precisa, clara e suficiente do que se pretende contratar;

II – a fundamentação da contratação dispondo, entre outros elementos pertinentes, sobre:

a) a motivação da contratação;

b) os objetivos a serem alcançados por meio da contratação;

c) os benefícios diretos e indiretos resultantes da contratação;

d) o alinhamento entre o Planejamento Estratégico Institucional, os Objetivos Organizacionais relacionados à Gestão das Aquisições e Contratações e, quando couber, ao Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação;

d) o alinhamento obrigatório da demanda com o Planejamento Estratégico Institucional diretamente, ou por meio de Instrumento Estratégico Setorial definido pela Portaria P n. 93, de 29.03.2017; (Redação dada pela Portaria P n. 144/2017)

e) a referência aos Estudos Preliminares realizados, apontando para o procedimento administrativo que contém os referidos estudos;

f) a relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens e/ou serviços a serem contratados, acompanhada dos critérios de medição utilizados, e de documentos e outros meios probatórios;

g) a análise de mercado com o levantamento das soluções disponíveis e/ou contratadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, seus respectivos valores, bem como a definição e a justificativa da escolha da solução;

h) a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

i) o parcelamento ou não dos itens que compõem o objeto, desde que se mostre técnica e economicamente viável, com vistas a ampliar a competitividade sem perda de economia de escala, bem como a forma de adjudicação da contratação;

j) a forma e o critério de seleção do fornecedor com a indicação da modalidade e o tipo de licitação escolhidos, bem como os critérios de habilitação obrigatórios, os quais deverão ser estabelecidos de acordo com os princípios da legalidade, razoabilidade e competitividade;

k) as informações acerca do impacto ambiental decorrente da contratação;

l) a conformidade técnica e legal da solução com a indicação das normas técnicas e legais, caso existam, às quais o objeto deverá estar aderente;

m) as obrigações contratuais que o TRESC e a empresa contratada deverão observar.

III – a especificação técnica detalhada do objeto necessária para gerar os resultados pretendidos com a contratação, contendo o modelo de execução e de gestão do contrato, especificando a forma como será executado e gerido desde o início até o seu encerramento, propondo a descrição:

a) dos papéis a serem desempenhados pelos principais atores do TRESC e da empresa envolvidos na contratação;

b) da dinâmica de execução com a definição de etapas, logística e implantação, cronogramas, entre outros pertinentes;

c) dos instrumentos formais de solicitação de fornecimento dos bens e/ou de prestação de serviços;

d) da forma de acompanhamento do atendimento aos prazos de garantia ou aos níveis mínimos de serviços exigidos;

e) da forma de comunicação e acompanhamento da execução do contrato entre o TRESC e a empresa contratada;

f) da forma de recebimento provisório e definitivo, bem como de avaliação da qualidade dos bens e/ou serviços entregues;

g) da forma de pagamento dos bens e/ou serviços recebidos definitivamente;

h) da transferência de conhecimento de modo a minimizar a dependência técnica com a empresa contratada, incluindo os casos de interrupção, transição e encerramento do contrato;

i) dos direitos de propriedade intelectual e autorais dos produtos gerados por ocasião da execução do contrato, quando aplicáveis;

j) da qualificação técnica ou formação dos profissionais envolvidos na execução do contrato; e

k) das situações que possam caracterizar descumprimento das obrigações contratuais estabelecidas, para fins de definição dos percentuais das multas a serem aplicadas, observados os princípios da legalidade, razoabilidade e proporcionalidade.

IV – os requisitos técnicos específicos a serem atendidos pelos bens e/ou serviços a serem entregues; e

V – a proposta de modelos a serem utilizados na contratação, inclusive lista de verificação a ser utilizada pela Equipe de Gestão da Contratação para os recebimentos provisório e definitivo.

Parágrafo único. No Projeto Básico/Termo de Referência relativo à contratação de prestação de serviços deve ser incluído no modelo de gestão do respectivo contrato:

I – mecanismos que permitam o rastreamento dos pagamentos efetuados, isto é, que permitam, para cada pagamento executado, identificar os serviços fornecidos pela contratada, contendo, inclusive, o detalhamento da mão de obra empregada;

II – mecanismos que permitam obter razoável segurança de que os serviços registrados foram efetivamente prestados, contendo, inclusive, a informação da mão de obra empregada.

CAPÍTULO III

DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO DE AQUISIÇÕES

Art. 22. O processo administrativo de aquisições, que deverá tramitar em meio eletrônico, será iniciado com o encaminhamento do Documento de Oficialização da Demanda (DOD) pela Área Demandante para a Área Técnica que deverá indicar o Integrante Técnico e respectivo substituto para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação.

Art. 23. A Área Técnica encaminhará o processo à Secretaria de Administração e Orçamento, a qual:

I – indicará o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação e respectivo substituto;

II – informará se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano Anual de Aquisições do TRESC;

III – agregará demandas da mesma natureza, que possam ser atendidas pela mesma solução ou no mesmo processo licitatório;

IV – designará a Equipe de Planejamento da Contratação; e

V – autorizará o prosseguimento dos Estudos Preliminares e a elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 1º Caso a demanda não esteja incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano Anual de Aquisições, a autoridade competente deverá encaminhar os autos ao Comitê de Aquisições, para se manifestar sobre a pertinência da contratação e seu impacto no Plano Anual de Aquisições.

§ 2º Concordando o Comitê de Aquisições com o prosseguimento da demanda, os autos retornarão à Secretaria de Administração e Orçamento para atualizar o Plano Anual de Aquisições e adotar as demais providências previstas no caput deste artigo.

Art. 24. Constituída a Equipe de Planejamento da Contratação, o processo será encaminhado à Área Demandante a fim de que o Integrante Demandante promova a coordenação e o encaminhamento dos trabalhos destinados à elaboração dos Estudos Preliminares e do Projeto Básico/Termo de Referência.

§ 1º Compete ao Integrante Demandante exercer o controle da tramitação da fase de planejamento da contratação, providenciando a remessa do processo a outras unidades do Tribunal, caso seja necessária a obtenção de informações complementares relevantes à elaboração dos Estudos Preliminares.

§ 2º A documentação gerada na fase dos Estudos Preliminares, bem como o Projeto Básico/Termo de Referência, deverá ser elaborada e assinada pela Equipe de Planejamento da Equipe da Contratação e submetidos ao titular da Área Demandante para aprovação.

§ 3º Após a aprovação da documentação pelo titular da Área Demandante, o processo será encaminhado ao Ordenador de Despesas para aprovação do Projeto Básico/Termo de Referência e determinação do prosseguimento do processo administrativo de contratação, de acordo com os trâmites do TRESC.

Art. 25. Caberá à Equipe de Planejamento da Contratação analisar as recomendações das áreas de licitações e contratos, jurídica e controle interno, promovendo as adequações necessárias e as respectivas justificativas daquelas que não foram acatadas, relativamente aos documentos gerados na fase de planejamento da contratação.

Parágrafo Único. A Equipe de Planejamento da Contratação subsidiará a Área de Licitações em suas dúvidas, respostas aos questionamentos, recursos e impugnações, bem como na análise e julgamento das propostas das licitantes, durante a fase de seleção do fornecedor.

Art. 26. Caberá a Equipe de Gestão da Contratação acompanhar a execução contratual e será composta pelo Gestor do Contrato e, sempre que necessário, por:

I – Fiscal Demandante do Contrato: servidor representante da Área Demandante da solução, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos funcionais da solução;

II – Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área Técnica, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos técnicos da solução; e

III – Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos da execução, especialmente os referentes ao recebimento, pagamento, sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. As disposições desta Portaria serão aplicadas sem prejuízo da observância das normas específicas referentes à matéria.

Art. 28. Os procedimentos estabelecidos nesta Portaria devem ser observados em todas as contratações promovidas pelo TRESC, sejam simples ou complexas.

Art. 29. O nível de detalhamento de informações necessárias para instruir cada fase da contratação da solução poderá variar de acordo com a complexidade e o valor estimado do objeto da contratação.

Art. 30. Outros instrumentos complementares poderão ser elaborados e formalizados em normativos específicos, desde que não contrariem as disposições estabelecidas nesta Portaria.

Art. 31. A Direção-Geral, com apoio das demais unidades competentes do Tribunal, deverá:

I – prover os meios necessários para que estas diretrizes sejam divulgadas e seu uso promovido de modo a serem alcançados os objetivos constantes nesta Portaria; e

II – capacitar as unidades com maiores demandas contratuais, além dos servidores da Área Jurídica, Controle Interno e Administração, no tema contido nesta Portaria;

III – capacitar os servidores designados para as funções de Gestor de Contrato e de Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo de Contrato.

Art. 32. A adoção das diretrizes estabelecidas na presente Portaria deverá concretizar-se integralmente nos processos de contratação formalizados a partir de 2 de maio de 2017, inclusive nos processos de prorrogação de vigência de contratos deflagrados após esse prazo.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, sem prejuízo de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Art. 34. Os casos omissos ou excepcionais serão decididos pela Direção-Geral.

Art. 35. Revoga-se a Portaria DG n. 215, de 03.06.2014.

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 29 de março de 2017.

Desembargador Antonio do Rêgo Monteiro Rocha, Presidente