PORTARIA P N. 301, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2016.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 22, inciso XXIV, da Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011,

– considerando a necessidade de instituir a Comissão de Cerimonial e Eventos por força do disposto no art. 50, inciso XIV, do Regulamento Interno da Estrutura Orgânica do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (Resolução TRESC n. 7.930, de 09.12.2015), e no art. 27, inciso IX, do Regimento Interno da Escola Judiciária Eleitoral de Santa Catarina (Resolução TRESC n. 7.928, de 27.05.2015);

– considerando as normas de cerimonial e protocolo a serem observadas em solenidades oficiais e eventos institucionais, harmonizadas, no que couber, com o Decreto Federal n. 70.274, de 09.03.1972, e com a Resolução STF n. 263, de 30.10.2003;

– considerando que as atividades institucionais devem ser revestidas de formalidade própria, conforme sua natureza específica; e

– considerando a decisão proferida no Processo Administrativo Eletrônico Pres. n. 8.734/2016,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria institui e regulamenta a Comissão de Cerimonial e Eventos (CCE) do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).

CAPÍTULO I

CERIMONIAL E EVENTOS INSTITUCIONAIS

Art. 2º O cerimonial da Justiça Eleitoral catarinense obedecerá às regras fixadas nesta Portaria.

Art. 3º Incumbirá à CCE o cerimonial da Justiça Eleitoral catarinense, a qual será responsável pela organização e execução das cerimônias oficiais e dos eventos institucionais do TRESC.

Art. 4º São cerimônias oficiais da Justiça Eleitoral catarinense:

a) sessão solene de posse do Presidente do Tribunal;

b) sessão solene de posse do Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral;

c) sessão solene de posse de membro efetivo da Corte;

d) sessões comemorativas de datas alusivas à história da Justiça Eleitoral brasileira e da Justiça Eleitoral catarinense;

e) diplomação de candidatos eleitos;

f) inauguração de instalações da Justiça Eleitoral catarinense.

Parágrafo único. É de responsabilidade do TRESC a diplomação dos candidatos eleitos nas eleições gerais de sua competência; e dos cartórios eleitorais a diplomação dos candidatos eleitos nas eleições municipais, inclusive na Capital.

Art. 5º São considerados eventos institucionais do TRESC aqueles em que se façam presentes o Presidente, o Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, o Diretor-Geral, o Diretor da Escola Judiciária Eleitoral (EJESC) ou membro da Corte representando no ato o Tribunal por designação da Presidência, tais como reunião de trabalho, havendo formação de mesa de honra, congresso, seminário, simpósio, encontro e congêneres.

CAPÍTULO II

SEÇÃO I

COMISSÃO DE CERIMONIAL E EVENTOS

Art. 6º A Comissão de Cerimonial e Eventos (CCE) será composta pelos titulares da Direção-Geral, que a presidirá, da Coordenadoria de Apoio ao Pleno (CAP) e da Secretaria Executiva da EJESC, bem como pelo Coordenador da equipe de apoio designada na forma do art. 8º desta Portaria.

§ 1º Na ausência do titular da unidade referida no caput, assumirá o seu substituto legal.

§ 2º Cabe ao Presidente da CCE:

I – convocar reuniões e comunicar às autoridades superiores as atividades realizadas pela Comissão;

II – designar, mediante portaria, as unidades responsáveis pela organização, coordenação e supervisão das cerimônias oficiais e dos eventos institucionais do TRESC.

Art. 7º Compete a cada unidade definida na forma do inciso II do § 2º do artigo 6º:

I – assessorar o Presidente, o Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, o Diretor-Geral, o Diretor da EJESC ou membro da Corte nas atividades protocolares e de cerimonial do Tribunal;

II – planejar as atividades relativas às cerimônias oficiais e eventos institucionais do Tribunal;

III – identificar e gerenciar riscos associados a solenidades e eventos, adotando medidas preventivas, de modo a salvaguardar a imagem institucional do Tribunal, bem assim a segurança e o bem-estar de autoridades e convidados;

IV – definir o leiaute, o dimensionamento da mesa de honra, a quantidade de lugares reservados e a capacidade total de presentes para cada solenidade ou evento;

V – propor lista de convidados protocolares e, no caso de posse ou diplomação, definir o total de lugares disponíveis para convidados pessoais do empossando ou diplomando;

VI – indicar as autoridades que terão assento na mesa de honra, consoante as regras de precedência e as normas de protocolo, bem como os convidados que terão acesso a lugares reservados e/ou sala vip, conforme o caso;

VII – sugerir autoridades para o uso da palavra;

VIII – sugerir, nas sessões solenes de posse, autoridades para a condução do empossando;

IX – elaborar o roteiro de solenidades e eventos, submetendo-o à Presidência por intermédio do Presidente da Comissão;

X – providenciar a distribuição do roteiro da cerimônia aos membros da mesa de honra e aos responsáveis pelas atividades imprescindíveis à sua realização;

XI – orientar os servidores do Tribunal acerca do protocolo a ser adotado nas solenidades e nos eventos institucionais;

XII – executar e/ou supervisionar as atividades definidas no check-list de cada solenidade e evento;

XIII – checar a execução de todos os serviços solicitados, zelando pela efetiva comunicação entre as partes envolvidas;

XIV – selecionar, capacitar e supervisionar os integrantes das equipes de credenciamento e recepção de autoridades quando houver solenidade ou evento oficial;

XV – organizar a recepção das autoridades que terão assento na mesa de honra e das que terão acesso à sala vip, quando for o caso;

XVI – zelar pela correta disposição e apresentação de bandeiras e símbolos nacionais em solenidades e eventos, conforme disciplinado na legislação em vigor;

XVII – organizar, nas solenidades de posse e de diplomação, a fila de cumprimentos aos empossandos ou diplomandos;

XVIII – prestar assistência aos cartórios eleitorais nos assuntos relativos ao cerimonial e eventos institucionais, atuando no esclarecimento de dúvidas e na capacitação de servidores;

XIX – estabelecer contatos com os cerimoniais de outros entes públicos e, quando necessário, de organizações do setor privado e da sociedade civil organizada;

XX – propor a adoção de normas e procedimentos de cerimonial e de protocolo a serem adotados no âmbito da Justiça Eleitoral catarinense;

XXI – apresentar o relatório anual de atividades.

§ 1º A proposição de normas e procedimentos e a apresentação do relatório de atividades previstas nos incisos XX e XXI serão dirigidos ao Presidente da Comissão.

§ 2º As unidades responsáveis pela organização, coordenação e supervisão das cerimônias oficias e eventos institucionais serão auxiliadas pela equipe de apoio e pelas unidades administrativas indicadas nos artigos 11 a 20 desta Portaria.

SEÇÃO II

EQUIPE DE APOIO

Art. 8º A equipe de apoio e seu coordenador serão designados por meio de portaria da Direção-Geral.

Art. 9º Compete à equipe de apoio da CCE:

I – organizar, coordenar e supervisionar as cerimônias oficias e eventos institucionais indicados pelo Presidente da Comissão e auxiliar as demais unidades designadas na forma do art. 6º, § 2º, inciso II, desta Portaria;

II – manter atualizada a relação das autoridades cadastradas no Sistema de Contatos Externos (COMUNIQUE);

III – efetuar o cadastramento de cada solenidade e evento no Sistema de Contatos Externos (COMUNIQUE), inserindo a respectiva relação de convidados, consoante definição da CCE;

IV – providenciar a entrega e confirmar o recebimento dos convites referentes às solenidades e eventos oficiais;

V – confirmar antecipadamente a presença das autoridades nas solenidades;

VI – receber as escusas e registrar as autoridades que serão representadas por outrem;

VII – zelar pela atualização das informações contidas no Sistema de Contatos Externos (COMUNIQUE), registrando confirmações, ausências e representações para cada solenidade ou evento;

VIII – providenciar a emissão automatizada de relatórios, conforme funcionalidade do Sistema de Contatos Externos (COMUNIQUE);

IX – receber os cerimonialistas das autoridades convidadas para solenidades e eventos realizados no Tribunal, quando em visita precursora;

X – receber autoridades e convidados, conduzindo-os, segundo as normas de protocolo, à plateia, aos assentos reservados ou à sala vip;

XI – receber os cartões de citação e assinalar a presença das autoridades que serão nominadas, organizando-os conforme a ordem de precedência;

XII – prestar apoio, quando solicitado, para a condução de autoridades ou convidados para fila de cumprimentos, observando as normas de protocolo quanto à precedência.

XIII – fazer a gestão do endereço eletrônico cerimonial@tre-sc.jus.br, procedendo à conferência das mensagens eletrônicas e providenciando o arquivamento das que forem relevantes e o descarte das que perderem a sua relevância;

XIV – executar outras atividades solicitadas pelas unidades responsáveis pela organização, coordenação e supervisão das cerimônias oficiais e eventos institucionais.

Parágrafo único. Para a realização das atividades de organização e execução das cerimonias oficiais e eventos institucionais a equipe de apoio será auxiliada pelas unidades indicadas nos artigos 11 a 20 desta Portaria.

Art. 10. Compete ao mestre de cerimônias:

I – auxiliar na elaboração, revisão, correção e atualização dos textos e documentos afetos à sua área de competência, tais como roteiro, nominata, composição de mesa, lista de autoridades, precedência, ordem dos trabalhos e outros congêneres, certificando-se da correta pronúncia dos nomes neles constantes;

II – apresentar e conduzir as solenidades e eventos institucionais do Tribunal, sob orientação das unidades responsáveis pela organização, coordenação e supervisão das cerimônias oficiais e eventos institucionais;

§ 1º Na condução das solenidades e eventos institucionais, o mestre de cerimônias deve primar pela clara dicção e fluência no vernáculo, compatível com locução profissional e adequada à apresentação de cerimonial, portando-se com sobriedade e discrição, além de demonstrar articulação e capacidade de administrar satisfatoriamente situações imprevistas no roteiro de cerimonial.

§ 2º A critério do coordenador da equipe de apoio, poderá ser indicado servidor para atuar como mestre de cerimônias ad hoc, submetendo a indicação à aprovação do Presidente da Comissão.

CAPÍTULO III

UNIDADES DO TRIBUNAL

Art. 11. As unidades descritas neste Capítulo serão representadas por seus titulares ou por outros servidores por eles indicados na forma do inciso II do § 2º do artigo 6º desta Portaria.

Art. 12. Compete ao Gabinete da Presidência:

I – informar à CCE datas e horários disponíveis na agenda da Presidência para a realização de solenidades e eventos em que seja prevista a participação do Presidente do Tribunal;

II – expedir convite mediante ofício para as autoridades previstas nas normas de protocolo, confirmando em seguida o seu recebimento;

III – receber os convites relativos a solenidades e eventos oficiais destinados ao Presidente do TRESC;

IV – confirmar antecipadamente a presença nas solenidades e eventos em que o Presidente comparecer;

V – apresentar escusas quando não houver comparecimento do Presidente e informar a representação quando o Presidente designar outrem para representá-lo em eventos e solenidades oficiais;

VI – enviar e/ou remeter mensagens de congratulação ou de pesar em nome do presidente, após expressa aprovação do teor;

VII – receber as mensagens de congratulação ou de pesar enviadas ao Presidente, providenciando o seu registro e encaminhando, quando devidas, mensagens de agradecimento;

VIII – realizar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 13. Compete ao Gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral:

I – informar à CCE datas e horários disponíveis na agenda do Corregedor Regional Eleitoral para a realização de solenidades e eventos em que seja prevista a sua participação;

II – receber os convites relativos a solenidades e eventos oficiais destinados ao Vice-Presidente e Corregedor do TRESC;

III – confirmar antecipadamente a presença nas solenidades e eventos em que o Vice-Presidente e Corregedor comparecer;

IV – apresentar escusas quando não houver comparecimento do Vice-Presidente e Corregedor, e informar a representação quando o Vice-Presidente e Corregedor designar outrem para representá-lo em eventos e solenidades oficiais;

V – enviar e/ou remeter mensagens de congratulação ou de pesar em nome do Vice-Presidente e Corregedor, após expressa aprovação do teor;

VI – receber as mensagens de congratulação ou de pesar enviadas ao Vice-Presidente e Corregedor, providenciando o seu registro e encaminhando, quando devidas, mensagens de agradecimento;

VII – realizar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 14. Compete à Coordenadoria de Apoio ao Pleno:

I – coordenar e supervisionar as cerimônias oficiais e eventos institucionais indicados pelo Presidente da Comissão na forma do art. 6º, § 2º, II, desta Portaria;

II – zelar pela correta disposição de leiaute quando da instalação do Pleno do TRESC;

III – revisar, corrigir e atualizar o roteiro das sessões solenes;

IV – comunicar antecipadamente as autoridades que farão uso da palavra nas sessões solenes e que conduzirão o empossando;

V – encaminhar o currículo do empossando para as autoridades que farão uso da palavra nas sessões solenes de posse;

VI – requisitar os discursos proferidos, para registro em ata;

VII – prestar apoio ao Presidente, ao Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, aos membros da Corte e ao Diretor-Geral durante as sessões solenes;

VIII – supervisionar, nas solenidades de diplomação a encargo do TRESC, a expedição dos diplomas dos candidatos eleitos;

IX – providenciar o registro em ata das sessões solenes do TRESC;

X – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 15. Compete à Escola Judiciária Eleitoral:

I – coordenar e supervisionar as cerimônias oficiais e eventos institucionais indicados pelo Presidente da Comissão na forma do art. 6º, § 2º, II, desta Portaria;

II – zelar pela correta disposição de leiaute, auxiliando na definição de mesa de honra, lugares reservados e plateia;

III – coordenar a elaboração, revisão, correção e atualização do roteiro dos eventos sob sua responsabilidade;

IV – auxiliar na definição das autoridades que farão uso da palavra na abertura e encerramento, comunicando-as antecipadamente;

V – expedir convites para palestrantes, debatedores, expositores e congêneres, conforme a natureza do evento;

VI – confirmar a participação de palestrantes, debatedores, expositores e congêneres, convidados conforme a natureza do evento;

VII – providenciar o currículo de palestrantes, debatedores, expositores e congêneres que tiverem sua participação confirmada;

VIII – receber palestrantes e convidados, conduzindo-os, segundo as normas de protocolo, à plateia, aos assentos reservados ou à sala vip;

IX – gerir as inscrições de público interno e/ou externo, dimensionando-as consoante a capacidade do local, segundo as normas de segurança vigentes;

X – coordenar o credenciamento do público inscrito no evento, registrando a presença e demais informações requeridas para certificação;

XI – responsabilizar-se pela mediação da participação do público e pela moderação das intervenções orais e escritas;

XII – providenciar o material de apoio necessário ao evento, tais como crachás de identificação, bloco de anotações, pasta com abas, folders e congêneres;

XIII – prestar apoio ao Presidente, ao Vice-Presidente e Corregedor Regional eleitoral, aos membros da Corte, ao Diretor-Geral e ao Diretor da EJESC durante os eventos oficiais;

XIV – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 16. Compete à Assessoria de Comunicação Social:

I – elaborar convites para as cerimônias oficiais e eventos institucionais, incluindo a definição do conteúdo textual, a tipologia dos caracteres, o tipo de papel e a qualidade de impressão;

II – estabelecer o plano de divulgação dos eventos oficiais, incluindo a definição de estratégias de comunicação, editoração de material gráfico, produção de conteúdo audiovisual e divulgação junto aos veículos de imprensa;

III – atender os veículos de imprensa, mediante envio de sugestão de pauta e de release, fornecimento de informações e seleção de fontes;

IV – realizar, quando necessário, o credenciamento prévio dos veículos de imprensa interessados na cobertura da solenidade ou evento;

V – orientar os veículos de imprensa na cobertura da solenidade ou evento, resguardando o bom andamento das atividades, e organizar, quando necessário, coletiva de imprensa;

VI – efetuar a cobertura jornalística e fotográfica da solenidade ou evento, com vistas aos canais de comunicação próprios do TRESC;

VII – viabilizar a filmagem e a transmissão da sessão solene ou do evento oficial para a página do Tribunal na Internet e na Intranet;

VIII – prestar o apoio de audiovisual necessário à solenidade ou ao evento, tais como disposição de microfones e execução de hino, som ambiente, áudio e congêneres;

IX – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 17. Compete à Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços:

I – reservar ou, quando necessário, solicitar a contratação do local adequado para a realização de solenidade ou evento;

II – elaborar planta baixa para definição de leiaute, dimensionamento da mesa de honra, quantidade de lugares reservados e capacidade total de presentes para cada solenidade ou evento;

III – providenciar, sempre que necessário, o deslocamento de bens móveis, a montagem da estrutura mobiliária e de ornamentação, e a limpeza do local de realização de solenidade ou evento;

IV – providenciar transporte para servidores, colaboradores e autoridades do TRESC quando da realização de solenidade ou evento fora de suas dependências, gerenciando os recursos disponíveis;

V – providenciar a segurança requerida para cada solenidade ou evento, consoante mapeamento prévio de riscos;

VI – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 18. Compete à Coordenadoria de Pessoal:

I – informar-se dos dados de contato (endereço, telefone, e-mail) de empossando no cargo de Presidente, Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, ou membro efetivo ou substituto da Corte, transmitindo-os à CCE;

II – prestar orientação ao empossando no cargo de Presidente, Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, ou membro efetivo ou substituto da Corte acerca dos registros funcionais e do pagamento de gratificações;

III – elaborar o Termo de Posse de empossando no cargo de Presidente, Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral, ou membro efetivo ou substituto da Corte;

IV – fazer a gestão do registro de ponto em caso de solenidade ou evento realizado fora das dependências do Tribunal, em horário diverso ao seu funcionamento, ou nas ocasiões em que extrapolar a jornada regular;

V – providenciar o atendimento médico requerido para cada solenidade ou evento, consoante mapeamento prévio de riscos;

VI – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 19. Compete à Coordenadoria de Desenvolvimento Organizacional:

I – recrutar, quando necessário, recursos humanos de apoio à solenidade ou evento, sem prejuízo do disposto neste regulamento;

II – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

Art. 20. Compete à Coordenadoria de Suporte e Infraestrutura Tecnológica:

I – providenciar os equipamentos de informática requeridos pela CCE, tendo em vista as necessidades identificadas e a disponibilidade dos equipamentos;

II – providenciar o suporte técnico requerido para cada solenidade ou evento, consoante mapeamento prévio de riscos;

III – executar outras atividades solicitadas pela CCE.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Para atendimento das finalidades previstas nesta Portaria, o Tribunal poderá celebrar convênios com equipes de cerimonial de outras instituições, assim como contratar equipe especializada para realização de eventos, de acordo com a disponibilidade orçamentária e prévia autorização da Direção-Geral.

Art. 22. Os casos omissos serão resolvidos pela Direção-Geral.

Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 10 de novembro de 2016.

Desembargador Cesar Augusto Mimoso Ruiz Abreu, Presidente