PORTARIA P N. 341, DE 19 DE OUTUBRO DE 2009.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, inciso XXIII, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução TRESC n. 7.357, de 17.12.2003),

– considerando a definição dos usuários e dos procedimentos básicos obrigatórios para a utilização do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP, na sede do Tribunal, pela Portaria P n. 340/2009;

– considerando procedimento administrativo a sucessão de atos coordenados para a obtenção de uma decisão administrativa, e

– considerando os estudos promovidos nos autos do Procedimento Administrativo SRH n. 76/2005,

R E S O L V E:

TÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a autuação, a tramitação e o arquivamento dos Procedimentos Administrativos na sede do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina – TRESC.

Art. 2º A autuação, a tramitação e o arquivamento dos Procedimentos Administrativos observarão as normas contidas nesta Portaria, devendo ser utilizados os termos e certidões constantes no Anexo I .

Parágrafo único. Deverão ser observadas, também, no que cabível, as normas contidas no Manual de Prática Cartorária elaborado pela Coordenadoria de Registro e Informações Processuais – CRIP da Secretaria Judiciária.

Art. 3º Todos os atos decorrentes da autuação, da tramitação e do arquivamento de Procedimento Administrativo serão, obrigatoriamente, registrados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP.

Parágrafo único. A tramitação do Procedimento Administrativo deverá ser objeto de rigoroso controle por parte dos usuários, devendo ser formalizados nos autos o recebimento e a remessa, por meio de termo próprio.

Art. 4º Considera-se titular de Unidade Administrativa, para os fins desta Portaria, o Presidente deste Tribunal e os ocupantes de cargo em comissão níveis CJ-4 e CJ-3 e, para os fins do § 2º do art. 5º, o ocupante de cargo em comissão nível CJ-2.

TÍTULO II

DA AUTUAÇÃO, DA TRAMITAÇÃO E DO ARQUIVAMENTO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

CAPÍTULO I

DA AUTUAÇÃO

Art. 5º Entende-se por autuação o ato de reunir os documentos apresentados pelo interessado e acondicioná-los de forma ordenada no interior de uma capa de processo, numerando e rubricando as respectivas folhas, com o respectivo registro no SADP.

§ 1º A autuação dos Procedimentos Administrativos será executada pela Unidade Administrativa a que dirigida a petição, requerimento ou expediente, após determinação por despacho do respectivo titular, Direção-Geral ou da Presidência.

§ 2º Será admitida a determinação para autuação pelos Coordenadores de Registro e Informações Processuais; de Orçamento e Finanças; de Controle Interno e de Material e Patrimônio.

Art. 6º As Unidades responsáveis pela autuação de Procedimento Administrativo:

I – observarão a tabela de tipos de Procedimentos Administrativos;

I – observarão a "Tabela de Títulos para Classificação dos Procedimentos Administrativos"; (Redação dada pela Portaria P n. 150/2010 )

II – poderão alterar o campo assunto já cadastrado pela Seção de Protocolo, respeitando a redação em linguagem clara, objetiva e sintética, obedecendo a vocabulário controlado;

III – registrarão na capa de cada novo volume aberto, o número deste, em algarismos romanos e sequenciais, além dos demais dados cadastrais constantes da capa do volume inicial do Procedimento Administrativo.

Art. 7º Os Procedimentos Administrativos autuados para desenvolvimento de atividades desempenhadas por comissões ou grupos de trabalho deverão ser iniciados com cópia da portaria de constituição da comissão.

Parágrafo único. Quando se tratar de comissão permanente, cópia da portaria de designação de seus membros também deverá ser juntada ao Procedimento Administrativo.

Art. 8º O Procedimento Administrativo será organizado com a seguinte disposição:

I – capa;

II – documento ou peça inicial;

III – demais documentos relacionados aos atos e fatos enunciados no respectivo Procedimento.

Art. 9º Nas capas dos Procedimentos Administrativos será aposta etiqueta padronizada, contendo:

I – o tipo e o número do Procedimento Administrativo, que coincidirá com o número do protocolo;

II – a data da autuação;

III – o nome da pessoa física ou jurídica ou Unidade interessada;

IV – o resumo do assunto;

V – a Unidade Administrativa de origem;

VI – o número do volume, quando for o caso;

VII – nos Procedimentos Administrativos de pagamento, o número daquele que lhe deu origem.

Parágrafo único. O resumo do assunto é o tema principal do conteúdo do documento ou da peça inicial.

Art. 10. Os Procedimentos Administrativos terão capas diferenciadas por cores, assim definidas:

I – cinza, para os autuados no Gabinete da Presidência;

II – vermelha, para os autuados no Gabinete da Secretaria Judiciária;

III – laranja, para os autuados na Coordenadoria de Registro e Informações Processuais;

IV – amarela, para os autuados na Secretaria de Administração e Orçamento;

V – azul claro, para os autuados na Coordenadoria de Material e Patrimônio;

VI – branca, para os autuados na Coordenadoria de Orçamento e Finanças;

VII – verde escuro, para os autuados na Secretaria de Gestão de Pessoas;

VIII – verde claro, para os autuados na Secretaria de Tecnologia da Informação;

IX – azul escuro, para os autuados na Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 11. Na hipótese de alteração da Unidade Administrativa competente, será efetuada nova autuação, sobrepondo-se a nova capa à anterior, registrando-se, obrigatoriamente, todos os atos no SADP.

Art. 12. A parte superior das capas dos Procedimentos Administrativos, numa faixa de aproximadamente oito centímetros, terá fundo de cor branca, onde serão impressos, na cor preta, o brasão e os títulos “TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SANTA CATARINA” e “PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO”.

CAPÍTULO II

DA TRAMITAÇÃO

Seção I

Da numeração das folhas

Art. 13. A numeração e a rubrica serão apostas no canto superior direito do rosto da folha pela Unidade responsável por sua inclusão nos autos do Procedimento Administrativo.

§ 1º Nenhum Procedimento poderá ser movimentado entre as Unidades Administrativas sem que suas folhas estejam regularmente numeradas e rubricadas.

§ 2º As folhas do Procedimento Administrativo serão numeradas a partir do documento ou peça inicial, considerando-se a capa como primeira folha, sem numeração.

§ 3º As demais folhas seguirão a ordem numérica crescente subsequente à do documento ou da peça inicial.

§ 4º É vedada a repetição de número de folha.

§ 5º Ocorrendo erro ou rasura na numeração das folhas, a Unidade responsável pela autuação procederá às retificações necessárias e lavrará certidão.

§ 6º A numeração das folhas do novo volume de Procedimento Administrativo seguirá a sequência da última folha do volume anterior, desconsiderando-se as capas e obedecida a rotina prevista no art. 25 destas instruções.

Seção II

Da juntada de documentos ou peças

Art. 14. Juntada é a união de um documento ou peça a um Procedimento Administrativo.

§ 1º Os documentos ou peças serão juntados ao Procedimento Administrativo pela Unidade responsável por sua autuação, exceto quando produzidos por outras Unidades, caso em que, após a referida juntada e respectiva numeração, os autos seguirão seu trâmite normal.

§ 2º A juntada de documentos ou peças será precedida de Termo de Juntada, que será lavrado no verso da folha imediatamente anterior, se em branco, ou em folha individual.

§ 3º A Secretaria de Administração e Orçamento poderá efetuar a juntada de documentos aos Procedimentos Administrativos autuados por suas Coordenadorias.

Art. 15. A juntada obedecerá, como regra, à sequência cronológica em que os atos forem praticados.

§ 1º Deverão ser incluídos no Procedimento Administrativo todos os documentos gerados em decorrência dos atos praticados, inclusive por cópia autenticada, se for o caso.

§ 2º O documento cuja dimensão possa comprometer sua integridade processual, deverá ser colado por uma das bordas a uma folha de papel em branco, de modo que não impossibilite a leitura de seu conteúdo e de seu verso e a numeração da folha.

Seção III

Do desentranhamento

Art. 16. Desentranhamento é a retirada de documento ou peça de um Procedimento Administrativo.

Art. 17. O desentranhamento será executado pela Unidade responsável, mediante determinação por escrito do titular da Unidade Administrativa competente, observado o seguinte:

I – substituição dos documentos ou peças originais retirados por fotocópias autenticadas;

II – certidão a ser inserida em substituição ao documento ou peça desentranhado, com o motivo do desentranhamento e a indicação das folhas desentranhadas.

Parágrafo único. A entrega do documento ou peça ao interessado será feita mediante recibo.

Art. 18. No desentranhamento não se procederá à renumeração das folhas do Procedimento Administrativo.

Seção IV

Da anexação, do apensamento e do desapensamento

Art. 19. A reunião de Procedimentos Administrativos pode ocorrer por anexação ou apensamento.

Art. 20. Anexação é a reunião definitiva de um ou mais Procedimentos Administrativos a outro, constituindo um só feito.

Art. 21. Apensamento é a reunião provisória de um ou mais Procedimentos Administrativos a outro, com a finalidade de subsidiar a autoridade administrativa a formar sua convicção.

Parágrafo único. A tramitação dos Procedimentos Administrativos passará a ocorrer nos autos principais, os quais absorverão os atos processuais pendentes no Procedimento apensado.

Art. 22. Desapensamento é a separação física de Procedimentos Administrativos apensados.

Art. 23. A reunião ou a separação física de Procedimentos Administrativos será executada pela Unidade responsável pela autuação dos autos principais, mediante determinação por escrito do titular da Unidade Administrativa competente.

Parágrafo único. O despacho que determinar a reunião de Procedimentos Administrativos definirá os autos principais.

Art. 24. A Unidade responsável deverá:

I – lavrar termos nos Procedimentos Administrativos apensados ou desapensados, por ocasião da reunião e/ou da separação física dos autos, deles constando o quantitativo de folhas de cada um;

II – incluir após a última folha do Procedimento Administrativo, apensado ou desapensado, o respectivo termo;

III – renumerar todas as folhas do Procedimento Administrativo anexado, incluindo o respectivo termo após a última capa.

§ 1º Nas hipóteses de anexação e de apensamento, serão conservados os números de autuação dos Procedimentos Administrativos.

§ 2º Os Procedimentos Administrativos, no apensamento e no desapensamento, conservarão suas respectivas numerações das folhas.

Seção V

Da abertura de volume

Art. 25. O Procedimento Administrativo poderá desmembrar-se em mais de um volume, tendo, aproximadamente, duzentos e cinquenta folhas cada um.

Parágrafo único. Na abertura de novo volume, que poderá ser feita de ofício pela Unidade responsável pela autuação, deverão ser incluídos:

I – Termo de Encerramento de Volume, após a última folha, devidamente numerado e assinado pelo servidor responsável pelo ato;

II – Termo de Abertura de Volume, logo após a nova capa, devidamente numerado e assinado pelo servidor responsável pelo ato, obedecendo-se a sequência numérica de folhas do volume anterior.

Seção VI

Da formação de autos apartados

Art. 26. Verificada a necessidade de ser examinada matéria diversa daquela objeto do Procedimento Administrativo, deverão ser formados autos apartados mediante a reprodução por fotocópia dos documentos e das peças do original, instaurando-se novo procedimento.

Parágrafo único. O despacho que determinar a formação de Procedimento Administrativo apartado definirá a Unidade competente.

Art. 27. A formação de autos apartados será executada pela Unidade responsável pela autuação, mediante determinação por escrito do titular da Unidade Administrativa competente.

§ 1º A Unidade responsável providenciará nova autuação do Procedimento Administrativo apartado.

§ 2º Os autos apartados terão número de autuação diferente do Procedimento Administrativo original.

Seção VII

Do sobrestamento

Art. 28. Sobrestamento é a paralisação temporária do Procedimento Administrativo.

Parágrafo único. O sobrestamento será executado pela Unidade responsável pela autuação, mediante determinação por escrito da autoridade administrativa competente.

Seção VIII (Incluída pela Portaria P n. 340/2013 )

Prioridade na Tramitação

Art. 28-A. Terão prioridade na tramitação os Procedimentos Administrativos em que figure como parte ou interessado: (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

I – pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos; (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

II – pessoa portadora de deficiência, física ou mental; (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

III – pessoa portadora de tuberculose ativa, esclerose múltipla, neoplasia maligna, hanseníase, paralisia irreversível e incapacitante, cardiopatia grave, doença de Parkinson, espondiloartrose anquilosante, nefropatia grave, hepatopatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte deformante), contaminação por radiação, síndrome de imunodeficiência adquirida, ou outra doença grave, com base em conclusão da medicina especializada, mesmo que a doença tenha sido contraída após o início do processo. (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

§ 1º O interessado deverá requerer o benefício à autoridade competente, fazendo juntar à petição documento que comprove sua idade, condição ou estado físico. (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

§ 2º O pedido de tramitação preferencial será, de imediato, submetido à apreciação da autoridade competente para decidir o pedido principal. (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

§ 3º Deferida a prioridade, caberá à Unidade Administrativa responsável pela autuação a identificação própria por meio de etiqueta afixada na capa do procedimento. (Incluído pela Portaria P n. 340/2013 )

CAPÍTULO III

DO ENCERRAMENTO E DO ARQUIVAMENTO

Art. 29. Dar-se-á o encerramento do Procedimento Administrativo:

I – pelo deferimento ou indeferimento do pleito, após a cientificação do interessado, o cumprimento das determinações constantes da decisão e o transcurso do prazo recursal;

II – por perda do objeto;

III – desistência ou renúncia do interessado, exceto se a Administração considerar que há interesse público na causa;

IV – nos casos em que o processo ou Procedimento Administrativo tenha cumprido o objetivo para o qual foi constituído.

Art. 30. Após encerrado, o Procedimento Administrativo será arquivado, mediante certidão.

TÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 31. Aqueles que praticarem atos processuais devem estar devidamente identificados, mediante aposição de carimbo ou por meio mecânico, que indique seu nome completo, função ou cargo, sigla da Unidade na qual esteja exercendo suas atribuições e, na hipótese de substituto, deverá ser identificada esta condição.

Art. 32. Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pela Presidência.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 34. Revoga-se a Ordem de Serviço DG n. 7, de 11.12.2000.

Publique-se. Cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, Florianópolis, 19 de outubro de 2009.

Des. Cláudio Barreto Dutra, Presidente