ORDEM DE SERVIÇO DG N. 2, DE 12 DE JANEIRO DE 2012.

O Diretor-Geral substituto da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos art. 30, VIII, e 137, § 2º, do Regulamento Interno da Estrutura Orgânica deste Tribunal (Resolução TRESC n. 7.545, de 17.9.2007),

– considerando a necessidade de regulamentar o funcionamento do Arquivo Central do Tribunal,

– considerando os estudos promovidos nos autos do Procedimento Administrativo SAO n. 48.865/2011,

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DO ACERVO DOCUMENTAL

Art. 1º Esta Ordem de Serviço dispõe sobre o funcionamento do Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (TRESC).

Art. 2º Serão recolhidos para o Arquivo Central somente os documentos de caráter permanente.

Art. 3º De acordo com o art. 8º da Lei n. 8.159, de 8.1.1991, consideram-se:

I - documentos correntes, aqueles que se encontram tramitando, ou que são objeto de consultas frequentes;

II - documentos intermediários, aqueles que, já tendo cumprido seus prazos legais e não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III - documentos permanentes, aqueles que devem ser definitivamente preservados por ter valor histórico, probatório ou informativo.

Parágrafo único. Para fins desta ordem de serviço, considera-se documento todo registro de informação, em diferentes suportes, que resulta da produção e acumulação em processo natural decorrente do exercício das competências, funções e atividades da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

CAPÍTULO II

DOS USUÁRIOS DO ARQUIVO

Art. 4º O acervo documental do Arquivo Central está disponível aos usuários internos e externos.

§ 1º Consideram-se usuários internos os membros do Tribunal, servidores efetivos em atividade, removidos, cedidos, requisitados, em exercício provisório, contratados e estagiários com exercício na sede do Tribunal ou nos cartórios eleitorais.

§ 2º Consideram-se usuários externos o público em geral.

CAPÍTULO III

DO USO DO ACERVO

Art. 5º O uso do acervo dar-se-á da seguinte forma:

I - consulta;

II - empréstimo;

III - desarquivamento.

Seção I

Das Consultas

Art. 6º O acervo documental será consultado, exclusivamente, nas dependências do Arquivo Central.

§ 1º Caberá a servidor da Seção de Arquivo localizar o documento solicitado, ou a caixa que o contiver, colocando-o à disposição do usuário.

§ 2º Incumbe aos usuários o fornecimento do maior número possível de informações para facilitar a localização do documento (ex.: número da decisão, número do protocolo, tipo e número do documento, data, origem, data da transferência).

Art. 7º Os processos que, em razão da lei ou do interesse público, tramitaram em segredo de justiça, e os documentos de caráter sigiloso, cujo resguardo seja necessário à proteção da intimidade, da vida privada, da honra ou da imagem de pessoas, somente poderão ser consultados ou fotocopiados pela Unidade de origem ou pelas partes e seus procuradores, observando-se, ainda, no que couber, as disposições contidas no Decreto n. 4.553, de 27.12.2002, alterado pelo Decreto n. 5.301, de 9.12.2004, e na Resolução TSE n. 23.326, de 19.8.2010.

Seção II

Do Empréstimo

Art. 8º A modalidade de empréstimo de documentos é exclusiva para usuário interno.

§ 1º Se houver interesse do solicitante e quando o tamanho, a quantidade de páginas e as condições dos documentos permitirem, a Seção de Arquivo poderá proceder à digitalização e à disponibilização do documento em meio eletrônico.

§ 2º Os processos ficam excluídos do procedimento previsto no § 1º.

Art. 9º O solicitante deverá observar o prazo de quinze dias, renovável por igual período, para a devolução do documento tomado em empréstimo.

Art. 10. Constatada a não devolução de documentos permanentes dentro do prazo fixado, a Seção de Arquivo emitirá comunicação por e-mail ao usuário, com cópia ao seu superior hierárquico, para que promova a devolução no prazo de quarenta e oito horas.

Parágrafo único. Permanecendo inalterada a situação, lavrar-se-á Termo de Ocorrência – com o nome do usuário, identificação do documento emprestado e o período em atraso –, o qual será encaminhado ao Diretor-Geral para a adoção das providências que entender necessárias.

Art. 11. Quando da devolução de processos, servidor da Seção de Arquivo, após a conferência das folhas, providenciará a baixa do empréstimo e a imediata reposição no local apropriado.

Art. 12. O documento sob empréstimo não poderá ser alterado, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foi recebido.

Art. 13. Nenhum documento poderá ser retirado sem o conhecimento da Seção de Arquivo.

Art. 14. Em caso de dano ou extravio de documento, o usuário deverá comunicar o fato por escrito à Seção de Arquivo.

Parágrafo único. Ao tomar conhecimento do fato descrito no caput, o Coordenador de Gestão da Informação dele dará ciência ao Diretor-Geral para a adoção das providências que entender necessárias.

Art. 15. A posse dos documentos recebidos em empréstimo não poderá ser transferida.

Seção III

Do Desarquivamento

Art. 16. Caberá à Unidade que pediu o arquivamento do processo encaminhar ao Arquivo Central a solicitação de desarquivamento.

Parágrafo único. O pedido de desarquivamento de processo formulado por usuário externo deverá ser dirigido ao Presidente do Tribunal.

Art. 17. O novo recolhimento ao Arquivo Central, respeitados os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário, ficará a cargo da Unidade que solicitou o desarquivamento.

CAPÍTULO IV

DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

Art. 18. Para recolhimento de documentos permanentes ao Arquivo Central, a Unidade por eles responsável deverá adotar os seguintes procedimentos:

I - depois de realizar a triagem dos documentos produzidos ou recebidos pela Unidade (pela retirada de rascunhos, duplicatas e materiais que não possuam valor informativo, histórico ou legal), higienizá-los pela remoção de sujidades, grampos, clipes e fitas adesivas, separando-os por tipo e ano e acondicionando-os em caixas para arquivo, com identificação, conforme orientação da Seção de Arquivo;

II - preencher o formulário de transferência, listando individualmente os documentos a serem recolhidos.

§ 1º Dispensa-se o preenchimento do formulário de transferência dos documentos já inseridos no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), registrando-se o procedimento no referido sistema.

§ 2º Quando do recebimento de documentos, servidor da Seção de Arquivo fará a verificação das informações constantes nas listagens impressas e, em se tratando de processos ou procedimentos, também a conferência das folhas.

§ 3º Constatada a regularidade dos documentos, a Seção de Arquivo procederá ao seu arquivamento.

Art. 19. Verificada a não observância dos requisitos necessários para o recolhimento, a Seção de Arquivo cientificará da irregularidade a Unidade de origem e providenciará a devolução dos documentos.

Art. 20. Os processos cuja tramitação se tenha dado em segredo de justiça e os documentos de caráter sigiloso, ao serem encaminhados para o Arquivo Central, deverão receber identificação alusiva feita pela Unidade que solicitar o arquivamento.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 21. O horário de atendimento aos usuários do Arquivo Central será das 13h às 18h, de segunda a sexta-feira.

Art. 22. O empréstimo do material solicitado e a sua devolução, bem como o recolhimento de documentos ao Arquivo Central deverão ocorrer somente nas terças e sextas-feiras.

Parágrafo único. Quando a data fixada para a devolução dos documentos não coincidir com os dias estabelecidos no caput, o prazo fica prorrogado até o próximo dia previsto.

Art. 23. Caberá à Coordenadoria de Apoio Administrativo (CAA), quando requisitada, disponibilizar veículo e pessoal:

I - para retirada, transporte e entrega de documento às Unidades do Tribunal;

II - para transporte e entrega, à Seção de Arquivo, de documento a ser recolhido ou devolvido ao Arquivo Central.

§ 1º A requisição será formulada pela Seção de Arquivo por meio do Sistema BREVE.

§ 2º Os documentos deverão ser encaminhados em caixas, acompanhados da listagem impressa do seu conteúdo.

Art. 24. As solicitações de empréstimo e de desarquivamento, na hipótese de os documentos não se encontrarem registrados no SADP, serão feitas pelo Sistema BREVE.

Art. 25. As fotocópias de documentos arquivados serão feitas no próprio Arquivo Central.

Parágrafo único. Havendo dificuldade técnica, as fotocópias poderão ser realizadas em estabelecimento externo, sempre com o acompanhamento de servidor da Seção de Arquivo.

Art. 26. O acesso aos módulos de arquivo deslizantes é restrito aos servidores da Seção de Arquivo.

Art. 27. Compete ao usuário zelar pela integridade dos documentos durante a consulta ou empréstimo, responsabilizando-se por eventuais danos a eles causados quando em seu poder.

Art. 28. Os casos omissos ou excepcionais serão decididos pela Direção-Geral.

Art. 29. A presente ordem de serviço entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 30. Revoga-se a Ordem de Serviço DG n. 003, de 10.12.2003.

Publique-se e cumpra-se.

Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, Florianópolis, em 12 de janeiro de 2012.

Eduardo Cardoso, Diretor-Geral substituto